Comment documenter vos collections ?
Le guide de documentation du Réseau Info-Muse

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Numéro d'accession (Identification)

Définition :

Observations :

1. Si votre institution utilise déjà un système d'attribution de numéros d'accession convenant à ses besoins, il est préférable de le conserver plutôt que de renuméroter l'ensemble des collections. Cependant, si vous devez adopter un nouveau système de numéros d'accession, utilisez une cote composée de groupes de chiffres séparés les uns des autres par des points. Indiquez 1) l'année; 2) s'il y a lieu, le numéro du lot¹; 3) le numéro de l'unité² et 4) s'il y a lieu, les parties composantes³.
2. Un numéro d'accession peut comprendre de deux à quatre types de renseignements.
   1. Il doit comprendre au moins deux types de renseignements :
      1) l'année où l'objet a été acquis par votre institution et 2) le numéro de l'unité. Cette formule vaut lorsqu'un objet ne possède aucune partie composante et ne fait pas partie d'un lot.
      
      

      année	.	unité
      ↕		↕
      1957.		26

      Exemple

      Une coupe est le vingt-sixième objet acquis en 1957.

      	Numéro d'accession	1957.26
      	Nom de l'objet	coupe
      	Nombre d'objets	1

   2. Il peut aussi comprendre trois types de renseignements :
      1) l'année d'acquisition par votre institution, 2) le numéro d'unité et 3) le nombre de parties composantes. Cette formule vaut lorsque l'objet ne fait pas partie d'un lot.
      
      

      année	.	unité	.	parties composantes
      ↕		↕		↕
      1987.		176.		1-2

      
      Remarquez que la troisième information du numéro d'accession est alors inscrite sous la forme « 1-x », la première valeur étant toujours 1, suivi d'un tiret, et la seconde correspondant au total des parties composantes.
      Exemple

      Un sabre et son fourreau forment le cent soixante-seizième objet acquis en 1987.

      	Numéro d'accession	1987.176.1-2
      	Nom de l'objet	sabre
      	Nombre d'objets	1
      	Noms des parties composantes	sabre; fourreau
      	Nombre de parties composantes	2

      L'inscription physique du numéro d'accession sur chaque partie composante sera 1987.176.1 pour le sabre, et 1987.176.2 pour le fourreau.
   3. Lorsqu'il s'agit d'un objet sans parties composantes mais appartenant à un lot, le numéro d'accession comporte trois renseignements indiquant 1) l'année où l'objet a été acquis par votre institution, 2) le numéro du lot et 3) le numéro d'unité.
      
      

      année	.	lot	.	unité
      ↕		↕		↕
      1991.		32.		58

      Exemple

      La trente-deuxième acquisition de l'année 1991 est un lot composé de cinquante-huit objets. Le dernier objet de ce lot est une gouge.

      	Numéro d'accession	1991.32.58
      	Nom de l'objet	gouge
      	Nombre d'objets	1
      	Objets associés	lot : 1991.32.1 à 1991.32.58

   4. Lorsqu'il s'agit d'un objet qui appartient à un lot et qui a des parties composantes, le numéro d'accession comprend quatre types de renseignements, soit le maximum de renseignements permis. Inscrivez dans ce cas : 1) l'année où l'objet a été acquis par votre institution; 2) le numéro du lot dont il fait partie; 3) le numéro d'unité et 4) le nombre de parties composantes.
      
      

      année	.	lot	.	unité	.	parties composantes
      ↕		↕		↕		↕
      1991.		9.		3.		1-2

      Exemple

      Une boîte et son couvercle sont le troisième enregistrement du neuvième lot acquis en 1991. Le lot comprend en tout vingt-quatre objets.

      	Numéro d'accession	1991.9.3.1-2
      	Nom de l'objet	boîte
      	Nombre d'objets	1
      	Noms des parties composantes	boîte; couvercle
      	Nombre de parties composantes	2
      	Objets associés	lot : 1991.9.1 à 1991.9.24

3. Chaque objet doit avoir son propre numéro d'accession. Cependant, si vous possédez plusieurs objets semblables, vous pouvez les regrouper en les enregistrant dans une seule fiche. Il faut alors inscrire un intervalle dans le champ Numéro d'accession.
   Exemple

   Quatre assiettes à soupe identiques sont acquises en même temps en 1992.

   	Numéro d'accession	1992.5-8
   	Nom de l'objet	assiette à soupe
   	Nombre d'objets	4

   L'inscription physique du numéro d'accession sur chaque assiette sera 1992.5, 1992.6, 1992.7 et 1992.8.

Règles d'inscription :

1. Si vous utilisez le système de numérotation proposé par le Réseau Info-Muse, l'année d'accession doit être exprimée par quatre chiffres, ce qui évite de confondre les millénaires.
   Exemple

   Le troisième objet acquis en 1889 (et non en 2889 ou en 889!)

   	Numéro d'accession	1889.3
   	et non
   	Numéro d'accession	889.3

2. N'utilisez pas de virgules, de points-virgules ou de deux-points dans le numéro d'accession.
3. Ce champ ne peut contenir qu'une seule entrée.