Comment documenter vos collections ?
Le guide de documentation du Réseau Info-Muse

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Le système documentaire proposé par le Réseau Info-Muse

Le système documentaire du Réseau Info-Muse s'appuie sur une pratique muséale québécoise et canadienne. Il est le fruit d'une collaboration étroite avec des organismes et des institutions muséales du Québec et du Canada, ainsi qu'avec de nombreux spécialistes qui participent aux différents comités de validation scientifique des outils conçus par le Réseau. Ainsi, les normes établies par le Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP) depuis les années 1970 ont fourni une base importante pour l'élaboration du système documentaire du Réseau Info-Muse¹. En 2011, les normes du Cataloging Cultural Objects (CCO) de la Visual Resources Association ont également été prises en compte. Ce système s'inscrit donc dans le prolongement des principales normes nationales et internationales de documentation des collections muséales.

La mise en place d'un système documentaire efficace implique une organisation méthodique de l'information sur chaque objet de la collection. On distingue d'abord une information intrinsèque se rapportant aux caractéristiques physiques de l'objet telles que l'identification, les dimensions, les matériaux ou la description. On distingue ensuite une information extrinsèque se rapportant à la vie et à la connaissance scientifique de l'objet comme l'artiste ou le fabricant, l'origine, l'utilisation ou la culture. Dans un musée, on trouve habituellement ces informations sur différents supports et documents : le registre d'acquisition, une fiche manuscrite, un dossier d'exposition, le registre de localisation, un logiciel de gestion de collections, etc. Un système documentaire permet de regrouper et de structurer l'ensemble de l'information sur un support unique, dans le but de la présenter de façon claire, concise et constante.

Un système documentaire bien organisé permet une reconnaissance rapide de chacun des objets de la collection, une meilleure compréhension de l'objet dans la collection et de la collection elle-même. Un tel système facilite la gestion et la conservation préventive des objets, il favorise la recherche sur les collections ainsi que la survie de l'information. Il assure une meilleure diffusion des informations sur les collections auprès du personnel, des chercheurs et du public.