Les expositions itinérantes :
guide à l'usage des gestionnaires de tournée
Les expositions itinérantes :
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2.4 L'étude de marchéL'étude de marché est une étape importante de la phase de préparation. Toute institution qui produit une exposition itinérante devrait vérifier, dans la mesure de ses moyens, l'intérêt que suscite sa proposition et les besoins des emprunteurs éventuels. Cela permet de répondre à plusieurs questions essentielles et, le cas échéant, de rajuster le tir. Les musées qui ont un important programme d'expositions itinérantes font parfois des études de marché des années avant qu'une exposition ne soit élaborée. Le marché de l'exposition itinérante est composé, d'une part, des institutions hôtes et, d'autre part, de leurs visiteurs. Voici un plan de travail qui permettra de mieux les connaître. Première étape : dresser le profil des emprunteurs Il s'agit de recueillir, de conserver et d'enrichir des données sur les emprunteurs pour créer graduellement un outil qui servira à évaluer un marché potentiel pour les projets d'expositions. Le Répertoire des salles d'expositions temporaires du Québec peut aider à mettre au point cet outil. Il donne des indications précieuses sur les institutions qui reçoivent des expositions temporaires. Les données utiles à recueillir sont les suivantes :
Deuxième étape : valider ses choix auprès du public Le processus d'évaluation d'une exposition itinérante diffère peu de celui d'une autre exposition. Il faut simplement s'assurer que le public auprès duquel on effectue tests et validation correspond à celui que l'on trouvera, de manière générale, chez la majorité des emprunteurs éventuels. On conseille généralement de commencer le processus d'évaluation le plus tôt possible. L'utilisation de prototypes est recommandée. De plus, il ne faut pas oublier de tester les produits complémentaires et le matériel promotionnel. Troisième étape : tester son concept Le concept de l'exposition doit rapidement être testé auprès des emprunteurs. Il s'agit de produire un court document (1 page) qui en explique l'essentiel : un bref résumé du contenu, le public -cible, la taille, les produits complémentaires prévus, les dates de tournée et une idée des coûts de location. Ce test peut être envoyé par télécopieur ou par courriel, accompagné d'un formulaire d'intérêt à remplir et à retourner. Il devrait être complété par un certain nombre d'entrevues téléphoniques servant à vérifier le niveau d'intérêt et à discuter des suggestions d'ajouts ou de modifications. Ce test constitue aussi la première promotion de l'exposition. Il faut en tenir compte en rédigeant sa proposition. Il faut utiliser tous les réseaux, formels et informels, et toutes les manières possibles de faire connaître son projet. L'utilisation des babillards électroniques et des bases de données peut être une bonne formule. Elle offre aussi, dans bien des cas, une rétroaction qui permet de tester son marché. Quatrième étape : évaluer la première présentation de l'exposition La première présentation de l'exposition devrait idéalement avoir lieu dans l'institution qui produit l'exposition. Les visiteurs constitueront une sorte de marché test. Cela permettra de mesurer la réaction du public et de vérifier :
À la suite de la première présentation de l'exposition, il est parfois possible, à peu de frais, d'effectuer des corrections qui contribueront à améliorer l'exposition. Cinquième étape : le suivi de la tournée de l'exposition Pendant la tournée de l'exposition ont peut obtenir des données qui serviront à analyser le marché de la prochaine production. Toute institution intéressée à poursuivre et à développer l'aventure de l'exposition itinérante devrait concevoir un questionnaire d'évaluation s'adressant aux emprunteurs. Ce questionnaire renseigne sur les points suivants :
Ces informations peuvent être intégrées dans le profil des emprunteurs (voir première étape). 2.4.1 La promotion de l'expositionLa promotion d'une exposition itinérante débute bien souvent avant la fin de la production. Les moyens qui peuvent être employés vont du site web de l'institution à la pochette promotionnelle en passant par l'inscription dans un catalogue ou un répertoire d'expositions itinérantes, les relations personnelles, les présentations dans les congrès ou les publications et les envois postaux. Voici les principales étapes de la promotion d'une exposition itinérante :
La pochette promotionnelle est l'outil le plus employé pour la promotion des expositions. Mais la promotion ne doit jamais se limiter à l'envoi de la pochette. Il est nécessaire de faire un suivi plus personnel afin d'obtenir de bons résultats. Il est souvent très utile de prévoir deux ou trois outils promotionnels différents. Chacun des outils fournit un type d'information qui lui est propre et qui correspond à un besoin particulier. Si l'on adopte cette stratégie, le premier outil, plus simple et moins coûteux, peut servir aux envois massifs, à une distribution élargie ou aux premières demandes d'informations. Il peut s'agir d'une fiche d'information, d'un dépliant, d'une lettre promotionnelle, etc. Le deuxième outil peut alors être la pochette promotionnelle ou son équivalent. Elle sera envoyée aux institutions particulièrement ciblées pour l'exposition. Elle sera aussi employée lorsqu'une institution est intéressée et demande un supplément d'information. Le troisième niveau d'information est constitué d'éléments détaillant très précisément l'exposition : textes, plans ou esquisses, photographies en plus grand nombre, programme d'activités éducatives. Il est mis à contribution lorsque les négociations avec une institution hôte sont très avancées. En terminant, mentionnons que les expositions construites avec soin, qui comportent un bon programme éducatif, des panneaux didactiques soignés et bien lisibles, une approche interprétative originale et des objets intéressants, sont plus faciles à vendre ! La promotion ne peut compenser la pauvreté du produit. Il est aussi préférable de nommer un coordonnateur d'expositions itinérantes qui fera tout ce qui est nécessaire pour que l'exposition ait un calendrier bien rempli. Idéalement, il faut faire la publicité de l'exposition au moins deux ans avant qu'elle soit disponible pour la location. En effet, les institutions muséales établissent souvent leur programmation longtemps d'avance. 2.4.2 Les pochettes promotionnellesVoici ce que devrait contenir une pochette promotionnelle :
Elle doit aussi contenir une page qui résume les principales informations :
Voici un exemple de fiche thématique, tirée de la pochette intitulée Les insectes du Québec en tournée de l'Insectarium de Montréal : Les insectes du Québec en tournée On estime à 25 000 le nombre d'espèces présentes au Québec. Dissimulés dans les coulisses de nos écosystèmes, les insectes sont des acteurs aux multiples talents qui œuvrent souvent dans l'ombre. Et pourtant, leur travail est essentiel pour l'équilibre et l'environnement ! Dans une mise en scène empreinte de fantaisie, de rigueur et de simplicité, l'exposition Les insectes du Québec en tournée met sous les projecteurs ces bêtes à six pattes qui deviennent pour l'occasion de véritables vedettes. Depuis les premières loges, observez des insectes vivants et naturalisés représentant une richesse inestimable, celle de notre patrimoine entomologique. De courts textes et des jeux interactifs vous invitent à passer la rampe et à vous familiariser avec les mœurs d'insectes présents dans nos régions dont le célèbre amiral élu insecte emblème du Québec. L'exposition itinérante Les insectes du Québec en tournée est l'outil d'information à privilégier pour découvrir l'univers méconnu des insectes de chez nous. LES INSECTES DU QUÉBEC EN TOURNÉE, UNE ENTRÉE EN SCÈNE ÉPATANTTTE! Contenu : 2 modules d'introduction autoportants (2,29 m x 1,42 m x 0,51 m) supportantun grillage perforé semi-circulaire (surface de 1,8 m²) 4 modules Rôles écologiques (2,16 m x 1,12 m x 0,74 m) supportant des panneaux laminés (1,22 m x 0,91 m) 5 modules Insectes vedettes (2,28 m x 0,80 m x 0,80 m) 4 vivariums (1,19 m x 1,07 m x 0,82 m) x 2; (1,09 m x 1,07 m x 0,82 m) x 1; (1,45 m x 1,07 m x 0,82 m) x 1 1 module pollinisation (1,07 m x 0,82 m x 0,81 m) 1 module maquettes (1,54 m x 1,45 m x 0,84 m) 1 module ordres (1,40 m x 0,79 m x 1,78 m) Une version réduite de cette exposition est aussi disponible. Matériel d'animation Feuillets Découvertes Les affiches sur les insectes du Québec Affiche du cycle de vie du monarque Feuillet Les pattes de mouches sur les grillons Matériel en consigne pour fins de vente Affiche de l'Insectarium et de l'exposition Jeu de cartes-insectes L'entomoguide (guide d'activités) Sucette aux insectes Épinglette au papillon monarque Affiche du cycle de vie du monarque Matériel de promotion Affiche de l'exposition Communiqué de presse Espace requis Deux versions sont disponibles : Version intégrale : 120 m² Version réduite : 66 m² Frais Location de l'exposition Transport aller-retour Assurance L'exposition est évaluée à 80 000 $. Réservation et information Les amis de l'Insectarium de Montréal Tél. : (514) 872-7097 COMMUNIQUÉ LES INSECTES DU QUÉBEC EN TOURNÉE Une exposition itinérante de l'Insectarium de Montréal On estime à 25 000 le nombre d'espèces d'insectes présentes au Québec. Dissimulés dans les coulisses de nos écosystèmes, les insectes sont des acteurs aux multiples talents qui œuvrent souvent dans l'ombre. Et pourtant, leur travail est essentiel pour l'équilibre de l'environnement! C'est ce que permet de découvrir l'exposition Les insectes du Québec en tournée, une réalisation de l'Insectarium de Montréal, présentée à _________________ à compter du ________ jusqu'au ________. Dans une mise en scène empreinte de fantaisie, de rigueur et de simplicité, l'exposition Les insectes du Québec en tournée met sous les projecteurs ces bêtes à six pattes qui deviennent pour l'occasion de véritables vedettes. Depuis les premières loges, observez des insectes vivants et naturalisés représentant une richesse inestimable, celle de notre patrimoine entomologique. De courts textes et des jeux interactifs vous invitent à passer la rampe et à vous familiariser avec les mœurs d'insectes présents dans nos régions, dont le célèbre amiral élu insecte emblème du Québec. L'exposition itinérante Les insectes du Québec en tournée est maintenant l'outil d'information à privilégier pour découvrir l'univers méconnu des insectes de chez nous. Cette exposition est une réalisation de l'Insectarium de Montréal et est mise en circulation avec la collaboration des Amis de l'Insectarium de Montréal et du ministère de la Culture et des Communications. LES INSECTES DU QUÉBEC EN TOURNÉE, UNE ENTRÉE EN SCÈNE ÉPATANTTTE! Adresse : __________________________ Heures d'ouverture : ___________________ Frais d'entrée :______________________ Renseignements : _____________________ Source de renseignements : Nom : Téléphone : [Logos producteur et collaborateurs]
Pochette de l'exposition itinérante La pochette promotionnelle d'une exposition doit être attrayante et démontrer la qualité de l'exposition Centre d'exposition d'Amos. 2.4.3 Le marché de l'exposition itinéranteIl existe peu de données sur le marché des expositions itinérantes au Québec, au Canada ou ailleurs dans le monde. Deux études datant des années 1990 font cependant ressortir quelques faits intéressants. La première de ces études a été menée pour l'Association des musées canadiens (AMC) par Équinoxe Marketing en 1998. L'autre étude, québécoise celle-là, a été réalisée en 1997 par Nicole Lemay pour le compte du ministère du Patrimoine canadien - région Québec. Selon ces études, au Québec, 50 % des expositions en circulation avaient 150 m2 ou moins. En outre, 22 % avaient une taille variant de 150 m2 et à 300 m2. Au Canada, 70 % des expositions empruntées avaient de 150 m2 à 300 m2, alors que 20 % avaient de 150 m2 à 300 m2. Cela correspond bien à l'impression des gens qui travaillent dans ce secteur : il est plus difficile de trouver des salles pour des expositions excédant 200 m2. On observe une demande forte d'expositions variant de 100 m2 à 150 m2. En ce qui concerne la discipline des expositions empruntées, les deux études concordent à peu de chose près : Art : 51 %-54 % On croit généralement que, pour ce qui est des expositions en sciences naturelles et en science et technologie, la demande dépasse l'offre, du moins dans le cas des expositions peu coûteuses. Du côté du comportement d'emprunt, l'étude de l'AMC montre que 87 % des institutions avaient emprunté au moins une exposition en 1996-1997. Les institutions qui empruntent des expositions le font en moyenne deux ou trois fois par année. L'étude québécoise indique des chiffres inférieurs : 63 % des institutions ont emprunté des expositions de 1990 à 1996; 62 % sont aussi productrices d'expositions; la moyenne d'emprunt est de 1,33 exposition par année. En ce qui concerne le budget que consacrent les institutions participantes à la location d'expositions, on constate que, selon l'étude de l'AMC, 17 % des institutions empruntent seulement des expositions gratuites, alors que 75 % des institutions dépensent moins de 5 000 $ par an pour les expositions itinérantes. Les frais moyens d'emprunt et de transport payés pour les expositions varient de 3 700 $ (sciences) à 1 600 $ (histoire). L'étude québécoise dégage des tendances assez similaires : 50 % des expositions ont un coût de location de 600 $ ou moins et 80 %, de 1 500 $ ou moins. |
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