Version 1.0, 2020-12-22

1 Les expositions itinérantes

Depuis le début des années 1970, le musée a été appelé à se redéfinir. Deux moments dans l'évolution des musées expliquent cette mutation : l'avènement du musée comme moyen de communication dans les années 1970 et le déclin graduel du soutien financier de l'État.

Le public se situe au cœur de cette redéfinition. Désormais, il représente la monnaie d'échange nécessaire pour l'obtention du financement tant de la part de l'État que de celle du secteur privé. Cette situation a contraint les musées à insérer dans leur organigramme de nouvelles fonctions, dont les objectifs sont d'accroître la fréquentation du public et de trouver de nouvelles sources de financement. L'exposition itinérante est de plus en plus perçue comme un moyen d'augmenter la fréquentation d'une institution parce que des visiteurs s'ajoutent chaque fois qu'elle s'arrête dans un nouveau lieu.

Les difficultés financières que connaissent plusieurs institutions muséales ont contribué à amener une réflexion ou un «passage à l'acte» en ce qui concerne les expositions itinérantes. Celles-ci sont alors considérées comme une manière de partager des ressources. On voit ainsi apparaître, outre les expositions itinérantes, des consortiums de production, quelques institutions s'unissant pour réaliser des expositions qui seront présentées dans chacun des lieux.

En terminant, les expositions itinérantes peuvent être envisagées comme une forme d'échange entre des institutions. La notion d'échange renvoie au partage d'expertises, à la mise au point d'outils de travail et à l'élaboration de partenariats.

1.1 Les fonctions de l'exposition itinérante

Certains types d'expositions itinérantes peuvent être présentées dans une diversité de lieux. L'auditorium d'une Régie régionale de la santé dans le cas de l'exposition 1, rue des Apparences.

Musée de la civilisation
Photo : Luc St-Amand

Les expositions itinérantes constituent des outils de communication et d'accès au patrimoine. Ces expositions sont souvent au centre des activités de diffusion et d'éducation visant à communiquer avec de nouveaux publics et à étendre les activités du musée à de nouveaux lieux d'accueil (bibliothèques, écoles, centres culturels) et à de nouveaux territoires, qu'il s'agisse de nouvelles régions ou de nouveaux pays. Certains des lieux où elles peuvent être présentées sont davantage accessibles parce qu'ils sont plus familiers pour une partie du public. Les expositions itinérantes permettent aussi aux habitants de petites localités de connaître une plus grande diversité culturelle.

La rencontre du musée avec de nouveaux publics permet d'augmenter la diffusion et le partage de la recherche et des contenus élaborés à l'intérieur d'une institution.

1.2 Les avantages des expositions itinérantes

Exposition itinérante «Rocket» Richard- Une légende, un héritage.

L'accueil d'expositions aide à renouveler la programmation d'une institution. Elle offre ainsi à ses visiteurs de nouveaux contenus, de nouveaux thèmes et de nouvelles approches.

Gracieuseté du Musée canadien des civilisations
Photo : Myriam Proulx, 2004

Pour les institutions qui les produisent, les expositions itinérantes contribuent de façon très appréciable à augmenter leur rayonnement et leur notoriété. De plus, leur financement étant généralement plus facile, cela peut permettre à un musée d'offrir à son propre public une présentation de meilleure qualité. La mise en circulation d'une exposition peut aussi devenir une manière de rentabiliser sa production. Dans certains cas, on peut voir les expositions itinérantes comme un moyen de contribuer au financement d'une institution.

Pour les lieux qui les accueillent, les expositions itinérantes sont, par définition, temporaires. Elles ont alors l'avantage d'être relativement peu coûteuses; elles sont souvent bien moins chères qu'une production maison. Elles constituent quand même une dépense importante; c'est pourquoi on souhaite qu'elles obtiennent rapidement succès et visibilité. Par ailleurs, l'accueil d'expositions aide à renouveler la programmation d'une institution. Elle offre ainsi à ses visiteurs de nouveaux contenus, de nouveaux thèmes et de nouvelles approches.

Pour les visiteurs, la majorité des expositions itinérantes sont, tout simplement, des expositions! Peu leur importe le trajet parcouru ou le nombre de présentations, ils veulent voir, apprendre et faire des choses intéressantes, bref, vivre une expérience stimulante.

L'institution qui produit une exposition itinérante ne doit jamais perdre de vue les besoins de ces deux clientèles : le musée emprunteur et ses visiteurs.

2 La planification d'une exposition itinérante

Toutes les personnes que concernent les expositions itinérantes s'entendent pour dire qu'il vaut mieux savoir dès le début, avant la production, qu'une exposition sera itinérante. Cela modifie le travail de conception et de réalisation de l'exposition. Le choix des thèmes, des sous-thèmes, le type de parcours à privilégier, le design du mobilier ainsi que le choix des œuvres et des objets sont touchés par la décision de faire circuler l'exposition.

De toute façon, qu'il s'agisse de produire une exposition dont on sait dès le départ qu'elle sera itinérante ou d'adapter une exposition déjà existante à la mise en circulation, la clé du succès réside bien souvent dans la planification et la préparation.

Plus on pourra répondre rapidement aux questions suivantes, plus les chances de succès seront grandes :

• Comment sera financée l'exposition?
• Comment sera financée sa tournée?
• Que contiendra l'exposition?
• Dans combien de lieux sera-t-elle présentée?
• Combien de temps va-t-elle circuler?

La réponse à ces questions influence en effet plusieurs éléments dont le design, les matériaux et la promotion de l'exposition.

2.1 Les sources de financement

Les expositions itinérantes, entre autres parce qu'elles atteignent un plus vaste public, sont souvent plus faciles à financer que les autres expositions temporaires. Cela est particulièrement vérifiable dans le cas des partenariats et des coproductions. En effet, s'associer à un autre musée, à une fondation ou à un organisme avec lequel on partage des objectifs permet de multiplier les possibilités de revenus. Il faut aussi mentionner que les fonds nécessaires à la production et à la mise en circulation des expositions itinérantes proviennent généralement de sources multiples, à la fois privées et publiques.

Cette situation a plusieurs avantages, mais elle pose aussi le problème de l'indépendance de l'institution. Le respect de la mission du musée et de son public apparaît comme la première base sur laquelle doit reposer une entente de partenariat avec le mécénat privé et l'État. Une dérogation à cette règle peut engendrer une diminution de la confiance du public vis-à-vis du musée.

La deuxième base a trait aux contenus des produits muséaux, qui ne doivent pas subir d'ingérence de la part d'une source de financement privée ou publique. La recherche de la visibilité, qui représente une des principales motivations d'un bailleur de fonds, peut représenter une menace pour l'objectivité d'une exposition et ainsi affecter le droit du public à une information, sur un sujet, qui soit complète et conforme à la réalité.

Il n'est pas dans le mandat d'un musée de servir des intérêts politiques ; cette troisième base concerne plus particulièrement l'exposition itinérante, qui peut s'avérer une occasion exceptionnelle pour un gouvernement d'augmenter sa visibilité parce que ce type d'exposition se déplace et, de ce fait, multiplie le nombre de visiteurs.

Par ailleurs, en raison des mêmes caractéristiques, l'exposition itinérante, selon les thèmes qu'elle présente, peut contribuer à la réalisation d'objectifs gouvernementaux orientés vers un mieux-être collectif.

Certains organismes gouvernementaux offrent un soutien financier aux projets émanant des institutions muséales. Voici quelques liens utiles :

• Ministère de la Culture et des Communications du Québec
  http://www.mcc.gouv.qc.ca
• Conseil des Arts du Canada
  http://www.canadacouncil.ca
• Développement économique, Innovation et Exportation
  http://www.mdeie.gouv.qc.ca
• Patrimoine canadien
  http://www.pch.gc.ca

2.2 Les clés du succès

Pour évaluer le succès (ou l'échec) d'une exposition itinérante, on doit d'abord bien cibler les objectifs que l'on souhaite atteindre. Pourquoi le musée veut-il faire circuler une exposition? S'agit-il d'augmenter sa notoriété? Désire-t-il que son exposition attire davantage de visiteurs? Souhaite-t-il que la tournée produise assez de revenus pour recouvrer une partie des coûts de production du projet? L'objectif peut aussi être plus large et coïncider avec le mandat de l'organisation en lui permettant de diffuser ses collections et ses résultats de recherches auprès d'un plus vaste public.

Dans tous les cas, la réussite d'une exposition itinérante repose sur quelques éléments précis :

• le choix du sujet;
• le choix et la conservation des œuvres et des objets;
• le design;
• les mécanismes de communication;
• les mécanismes de surveillance.

Il faut rester attentif à ces éléments tout au long du processus.

2.2.1 Le choix du sujet

Le sujet d'une exposition itinérante doit d'abord correspondre à la mission de l'institution muséale qui la produit. Il est important de choisir le sujet en fonction de ses objectifs et de l'image que l'on désire véhiculer à l'extérieur. La décision de produire une exposition itinérante est d'abord une décision de programmation. L'exposition itinérante constitue en effet une sorte de signature pour une institution.

La question du territoire visé accompagne le choix du sujet. Quel rayonnement peut avoir le thème choisi? La tournée peut-elle avoir lieu au Québec? au Canada? à l'étranger? Dans quels types de lieux cette exposition peut-elle être présentée? La question du rayonnement souhaité peut également influencer le choix du sujet d'une exposition itinérante, ou la décision de faire circuler une exposition déjà existante.

Il faut aussi s'assurer que le sujet de l'exposition est assez universel, assez connu ou suffisamment attrayant pour une diversité d'endroits. L'intuition et l'expérience peuvent constituer de bons guides dans cette décision, mais rien ne vaut une petite enquête, un mini-sondage ou quelques coups de fil pour valider son impression.

Il faut également vérifier qu'il n'y a pas d'expositions du même thème ou d'un thème voisin déjà en circulation. Finalement, il faut être à l'écoute, c'est-à-dire tendre l'oreille aux besoins du milieu. Peut-être une idée de thématique à développer ou une possibilité de partenariat jailliront-elles d'une lecture ou d'une conversation avec un collègue d'une autre institution.

2.2.2 Le choix et la conservation des œuvres et des objets

En ce qui concerne le choix et la conservation des œuvres et des objets, un certain nombre de principes doivent guider le gestionnaire qui prépare la tournée d'une exposition.

Premièrement, on doit retrouver les œuvres et les objets, à la fin de la tournée, exactement dans le même état qu'au début. Toute détérioration doit être évitée, qu'elle soit due aux chocs, aux frottements, aux conditions climatiques ou à la lumière.

Deuxièmement, on doit choisir des œuvres et des objets qui ne sont pas trop fragiles pour circuler. Dans certains cas, il faut aussi considérer le poids ou le volume des objets retenus afin de déterminer s'il est possible ou opportun de les déplacer.

Troisièmement, on doit connaître les conditions environnementales requises pour chaque œuvre ou objet compte tenu de la durée de l'exposition. Les normes de conservation doivent être respectées dans chacune des institutions du parcours. Il faut donc fixer les conditions environnementales nécessaires pour les institutions qui recevront l'exposition. Les œuvres et les objets sensibles à la lumière doivent pouvoir être remplacés régulièrement.

Le processus de conservation pendant une tournée doit commencer par une évaluation rigoureuse de chaque œuvre ou objet. On doit préciser la nature des objets, leurs caractéristiques, leur âge et leur état. Ce constat permettra de faire une liste détaillée des précautions à prendre. Il faut préciser qu'il n'existe pas de recette magique : chaque objet est unique, doit être étudié individuellement et traité avec des solutions qui lui sont propres. Il est également important de rédiger et de fournir les procédures de manutention, d'installation et de démontage.

Rapport de condition (Fichier Word) Rapport de condition (Fichier PDF)

 

Mentionnons en terminant que si l'exposition comporte des emprunts, il est important que les prêteurs soient avisés que les éléments prêtés seront présentés pendant une plus longue période et à de multiples endroits.

Convention d'emprunt (Fichier Word) Convention d'emprunt (Fichier PDF)

2.2.3 Le design

Pour les personnes qui la visitent, une exposition itinérante est d'abord une exposition. Ainsi, les visiteurs auront les mêmes exigences qu'au cours de n'importe quelle autre visite muséale. C'est dire que toutes les préoccupations liées au design demeurent. Il faut donc que ce dernier respecte le scénario et en souligne les messages. Les objets doivent être mis en valeur et les exigences liées à la conservation et à la sécurité doivent être respectées. Le design doit aussi créer une atmosphère qui favorise la communication et le confort des visiteurs. À tout cela s'ajoutent des contraintes propres aux expositions itinérantes. Les caractéristiques suivantes deviennent alors d'une grande importance.

La flexibilité

Les divers éléments de mobilier et la scénographie doivent permettre une présentation dans les salles les plus diversifiées possible. Il faut imaginer des caractéristiques différentes de celles de la salle de la première présentation. Parmi les éléments qui peuvent changer d'un lieu de présentation à l'autre, on trouve notamment :

• la hauteur du plafond;
• la présence de colonnes;
• le nombre de murs;
• la couleur des murs, du plafond ou du plancher;
• la nature du plancher;
• la répartition des portes;
• les équipements d'éclairage;
• le nombre et la disposition des prises électriques.

Les éléments autoportants augmentent la flexibilité. Il faut éviter les éléments trop hauts ou trop volumineux, car ils nécessitent souvent des salles ayant une configuration parfaite. Les petites pièces de mobilier peuvent plus facilement être disposées de diverses manières. Idéalement, les différentes pièces composant le design doivent, une fois emballées, pouvoir passer par une porte standard.

La durabilité

Certaines expositions itinérantes circulent parfois pendant plusieurs années. Elles sont montées, démontées et transportées. Les matériaux durables doivent être privilégiés. Ils doivent aussi être faciles d'entretien. Pour que l'exposition dure, il est fort utile de prévoir des mesures qui permettront de maintenir ensemble toutes les composantes.

La légèreté

Exposition itinérante Climat sous surveillance
Dans cette exposition, plusieurs îlots autoportants permettent l'adaptation à des lieux différents.

Musée de la nature et des sciences

Vue partielle de l'exposition itinérante
Trevor Gould : Poser pour le public
Que l'exposition soit itinérante ou temporaire, le même souci de qualité doit guider les concepteurs.

Musée d'art contemporain de Montréal

Le poids des matériaux de chacun des éléments et celui de l’ensemble de l’exposition sont deux notions importantes. En plus de rendre la tâche plus facile et plus agréable, tant pour l’équipe du musée producteur que pour celles des institutions hôtes, les éléments légers courent moins de risques d’être échappés, heurtés ou manipulés de manière inadéquate. Comme tout doit être facile à manipuler, les éléments comme les poignées et les roulettes peuvent s'avérer fort utiles.

2.2.4 Les mécanismes de communication

Pour une institution qui produit une exposition itinérante, il est extrêmement important d'être à l'écoute des besoins des emprunteurs. La relation entre le musée producteur et le musée hôte commence au moment de la promotion, mais elle se poursuivra jusque bien après le démontage. Cette relation requiert, entre autres, une sensibilité aux rapports entre les musées d'une même région dans l'élaboration de l'itinéraire.

Les institutions qui accueillent des expositions itinérantes souhaitent recevoir une proposition de location aussi complète et détaillée que possible. Les coûts du transport et des assurances, par exemple, doivent être précisés. Elles préfèrent également que les contenus soient adaptés à leur réalité. Les consulter pendant la conception du projet est donc une bonne idée. Les institutions hôtes désirent le plus d'information possible pour pouvoir réaliser une présentation de qualité. Elles aiment également qu'on leur fournisse du matériel complémentaire : affiches, programme et matériel d'animation, catalogues, etc. Pour les institutions emprunteuses, l'entreposage et la manutention des caisses occasionnent souvent des problèmes.

Il est important de prévoir des moments de communication avec l'institution hôte. Le mieux est de ne pas laisser passer plusieurs mois sans donner de ses nouvelles. Il ne faut pas hésiter à redire, de plusieurs manières, les principaux éléments : ce qui est inclus, ce qui ne l'est pas, la date et l'heure de l'arrivée de l'exposition, le personnel ou le matériel que l'institution hôte doit fournir, etc. La réalisation d'une grille de suivi des interventions devient, dans ce contexte, une nécessité.

Grille de suivi des interventions (Fichier Word) Grille de suivi des interventions (Fichier PDF)

2.2.5 Les mécanismes de surveillance

L'exposition en circulation doit bénéficier d'une attention qui ne se relâche pas. Les tournées durant parfois plusieurs années, il faut se doter des mécanismes (rapports, archives photographiques, etc.) qui nous permettent de ne pas perdre d'informations.

Le gestionnaire se doit aussi de connaître exactement, presque à tout moment, l'état des objets ou des œuvres, de même que l'état du mobilier, des interactifs et de toutes les composantes de l'exposition. Le but, bien sûr, est de pouvoir apporter des corrections, réparer les bris et réaliser un entretien préventif. Selon l'objectif poursuivi, la dernière institution qui recevra l'exposition bénéficiera d'une production ayant la même qualité qu'au début de la tournée.

Rapport sur la condition de l'exposition (Fichier Word) Rapport sur la condition de l'exposition (Fichier PDF)

2.3 Prendre les bonnes décisions

Avec la multitude d'aspects à planifier, à considérer et à analyser, il n'est pas toujours facile de prendre les bonnes décisions. Chacun des points suivants doit faire l'objet d'une décision réfléchie… et surtout, il est nécessaire de bien comprendre pourquoi on prend ces décisions. La connaissance des motivations permet d'ajuster le tir au fur et à mesure qu'évoluent la production et la tournée de l'exposition.

Les questions sont présentées dans l'ordre où, normalement, on doit y répondre. Chaque élément influence en effet les éléments suivants :

Pourquoi cette exposition itinérante est-elle produite?

Quels sont les objectifs de l'institution? Cette exposition présente-t-elle un intérêt suffisant pour le public? pour les autres institutions?

Le sujet est-il pertinent pour une tournée?

Il peut être intéressant de faire des tests pour vérifier ce point. On peut en parler autour de soi, sonder les autres institutions. Le thème doit pouvoir toucher un public à l'extérieur de votre communauté.

Sur quel territoire l'exposition circulera-t-elle?

Il faut connaître le mieux possible le marché auquel on s'adresse si l'on veut bâtir une exposition susceptible d'intéresser ces communautés. Le territoire peut être :

Quelle est la superficie de l'exposition?

Le format est déterminant. Il doit avoir un lien logique avec le sujet proposé (nombre d'objets, ampleur de la thématique) et le marché visé.

Quelle est la durée de vie envisagée de l'exposition ?

Pour prendre cette décision, il faut tenir compte du type d'objets qui circulent et du territoire visé. Normalement, plus le territoire est vaste, plus l'exposition peut circuler longtemps. Les expositions en sciences et en sciences naturelles donnent souvent lieu à des tournées d'une durée variant de 5 et à 10 ans (certaines thématiques nécessitent cependant des mises à jour périodiques). Cela dépasse rarement de 2 à 3 ans pour les expositions en art. La réponse à la question de la durée sera déterminante quand il s'agira de négocier les emprunts, d'effectuer le design du mobilier, de concevoir les interactifs et de choisir les matériaux.

Le montage et le démontage de l'exposition seront-ils autonomes ou exécutés en présence d'un membre du personnel du musée producteur (conservateur, technicien, etc.)?

La présence d'un membre du personnel du musée producteur est généralement nécessaire. Cependant, on peut envisager un montage ou un démontage autonomes pour certains types d'expositions ou dans certaines conditions.

Utilisera-t-on un transport spécialisé ou régulier?

La taille de l'exposition, le type d'objets transportés et le genre de mobilier déterminent la catégorie de transport nécessaire.

Est-ce que les lieux où ira l'exposition sont connus ou l'itinéraire s'établira-t-il au fil de la tournée?

Si l'on connaît déjà les lieux où sera présentée l'exposition ou si l'on en a une idée assez précise, on doit s'assurer que l'exposition correspond parfaitement à leurs besoins. Dans ce cas, le design doit être conçu en fonction des différents plans de salle.

Dans la plupart des cas, cependant, surtout en ce qui concerne les expositions plus modestes, l'itinéraire sera complété après la production. Il faut donc faire montre de la plus grande souplesse et de la plus grande polyvalence possible.

2.3.1 Le format

Quelle est la superficie de l'exposition?

Le choix de la superficie de l'exposition s'effectue en fonction de plusieurs critères. Il faut, bien sûr, tenir compte du nombre de thèmes, d'objets ou d'œuvres que l'on souhaite présenter. Par exemple, dans le cas d'une exposition thématique, on considère généralement que l'équivalent de 50 sous-thèmes (50 panneaux didactiques et 50 vitrines de taille moyenne) constitue une norme confortable pour une exposition d'environ 200 m². Il ne faut pas non plus négliger d'examiner la taille des salles disponibles. Le budget établi pour le transport guidera également la décision à prendre.

Si l'on envisage la réalisation d'une exposition thématique de plus de 200 m² (c'est encore plus vrai pour les expositions de 400 m², 600 m² ou 800 m²), on devrait déjà avoir ciblé des salles et sondé leur intérêt. En effet, les salles de cette dimension sont plus rares, que ce soit au Québec, au Canada ou même ailleurs. Par contre, elles reçoivent des expositions ayant une plus grande envergure et sont prêtes à payer plus pour la location. La qualité de l'exposition empruntée (interactivité, collections exceptionnelles, aspect spectaculaire) doit cependant être au rendez-vous. En gros, on peut se baser sur une règle simple pour résoudre l'équation entre la taille de l'exposition et les conditions de présentation : plus l'exposition est petite, plus le nombre de salles où elle peut être présentée est élevé... mais plus le budget de location de ces institutions est limité.

Les expositions à géométrie variable peuvent constituer une option intéressante pour convenir à une diversité de lieux. Il est possible de préparer une exposition (si on le prévoit à l'avance) se déclinant en deux ou trois versions (50 m² – 100 m² – 150 m², par exemple).

2.3.2 L'accompagnement

Le montage et le démontage de l'exposition seront-ils autonomes ou exécutés en présence d'un membre du personnel du musée producteur?

La présence d'un membre du personnel du musée au moment du montage ou du démontage est un élément déterminant quand il s'agit de calculer le coût d'une tournée. Cela aura aussi une incidence sur le tarif de location à demander.

En contrepartie, si l'on veut réduire les coûts, donc limiter ou éliminer la présence d'un accompagnateur, il faut penser l'exposition en conséquence. Il ne devra pas y avoir d'objets précieux ni de mobilier coûteux ou fragile. De plus, il faudra prévoir des coûts supplémentaires au moment de la production :

Les expositions traditionnelles ne peuvent faire l'économie d'un accompagnateur. Cependant, si vous faites circuler une exposition contenant uniquement des panneaux didactiques, des reproductions, des affiches ou des objets du quotidien, il est possible de s'en passer… en recourant à un design d'exposition conçu en conséquence.

2.3.3 Le choix du transporteur

Utilisera-t-on un transport spécialisé ou régulier?

Il est important de réfléchir au transport au moment de la planification de l'exposition. Le choix du type de transport dépend du degré de sécurité exigé et il a une grande importance dans le budget de mise en circulation. Les décisions concernant le transport ont forcément un lien étroit avec le type d'expositions que l'on produit. Si, par exemple, une exposition doit être expédiée dans un camion climatisé, mais que le budget n'a prévu des fonds que pour un camion standard, il apparaît comme évident qu'on fera face à un problème financier.

Pour déplacer une exposition, il est possible de louer un camion commercial et de s'occuper soi-même du transport ou alors de faire appel à un service de transport, spécialisé ou non. Avant d'arrêter son choix sur l'une ou l'autre des options, il faut analyser et considérer les aspects suivants :

La réponse à ces questions permettra de déterminer le moyen de transport le plus approprié.

L'emballage avec des couvertures peut parfois être une solution intéressante.

Gracieuseté du Musée canadien des civilisations
Photo : Monique Horth, 2004

Les caisses de transport peuvent être empilées. Cela constitue un de leurs avantages.

Gracieuseté du Musée canadien des civilisations
Photo : Myriam Proulx, 2004

2.3.4 L'emballage  

A-t-on l'intention de faire des caisses?

Bien que la fabrication des caisses de transport s'avère généralement assez coûteuse, elle offre les avantages suivants :

Cependant, utilisation de caisses rime souvent avec problèmes d'entreposage! En effet, peu d'institutions sont en mesure de fournir un espace d'entreposage suffisant. La location d'un entrepôt devient alors la solution coûteuse. Dans ce cas, il faut aussi prévoir les coûts liés au transport des caisses entre l'entrepôt et le musée de même que les coûts de manutention.

Même s'il est possible de faire voyager l'exposition sans caisse, il est important de se rappeler que tous les objets et éléments de l'exposition doivent pouvoir bénéficier d'une forme de protection. Puisqu'ils sont amenés à voyager sur une longue période, un bon emballage maximisera les chances d'atteindre un objectif important, celui de les retrouver dans le même état à la fin de la tournée.

2.4 L'étude de marché

L'étude de marché est une étape importante de la phase de préparation. Toute institution qui produit une exposition itinérante devrait vérifier, dans la mesure de ses moyens, l'intérêt que suscite sa proposition et les besoins des emprunteurs éventuels. Cela permet de répondre à plusieurs questions essentielles et, le cas échéant, de rajuster le tir. Les musées qui ont un important programme d'expositions itinérantes font parfois des études de marché des années avant qu'une exposition ne soit élaborée.

Le marché de l'exposition itinérante est composé, d'une part, des institutions hôtes et, d'autre part, de leurs visiteurs.

Voici un plan de travail qui permettra de mieux les connaître.

Première étape : dresser le profil des emprunteurs

Deuxième étape : valider ses choix auprès du public

Troisième étape : tester son concept

Quatrième étape : évaluer la première présentation de l'exposition

Cinquième étape : le suivi de la tournée de l'exposition

Ces informations peuvent être intégrées dans le profil des emprunteurs (voir première étape).

2.4.1 La promotion de l'exposition

La promotion d'une exposition itinérante débute bien souvent avant la fin de la production. Les moyens qui peuvent être employés vont du site web de l'institution à la pochette promotionnelle en passant par l'inscription dans un catalogue ou un répertoire d'expositions itinérantes, les relations personnelles, les présentations dans les congrès ou les publications et les envois postaux.

Voici les principales étapes de la promotion d'une exposition itinérante :

• Rassembler toutes les informations de base à propos de l'exposition.
• Décider des institutions à joindre.
• Mettre au point des outils de marketing.
• Entrer en contact avec des institutions susceptibles d'être intéressées.
• Faire le suivi des institutions.
• Établir le premier calendrier.
• Préparer les contrats.

La pochette promotionnelle est l'outil le plus employé pour la promotion des expositions. Mais la promotion ne doit jamais se limiter à l'envoi de la pochette. Il est nécessaire de faire un suivi plus personnel afin d'obtenir de bons résultats.

Il est souvent très utile de prévoir deux ou trois outils promotionnels différents. Chacun des outils fournit un type d'information qui lui est propre et qui correspond à un besoin particulier. Si l'on adopte cette stratégie, le premier outil, plus simple et moins coûteux, peut servir aux envois massifs, à une distribution élargie ou aux premières demandes d'informations. Il peut s'agir d'une fiche d'information, d'un dépliant, d'une lettre promotionnelle, etc.

Le deuxième outil peut alors être la pochette promotionnelle ou son équivalent. Elle sera envoyée aux institutions particulièrement ciblées pour l'exposition. Elle sera aussi employée lorsqu'une institution est intéressée et demande un supplément d'information.

Le troisième niveau d'information est constitué d'éléments détaillant très précisément l'exposition : textes, plans ou esquisses, photographies en plus grand nombre, programme d'activités éducatives. Il est mis à contribution lorsque les négociations avec une institution hôte sont très avancées.

En terminant, mentionnons que les expositions construites avec soin, qui comportent un bon programme éducatif, des panneaux didactiques soignés et bien lisibles, une approche interprétative originale et des objets intéressants, sont plus faciles à vendre ! La promotion ne peut compenser la pauvreté du produit. Il est aussi préférable de nommer un coordonnateur d'expositions itinérantes qui fera tout ce qui est nécessaire pour que l'exposition ait un calendrier bien rempli. Idéalement, il faut faire la publicité de l'exposition au moins deux ans avant qu'elle soit disponible pour la location. En effet, les institutions muséales établissent souvent leur programmation longtemps d'avance.

2.4.2 Les pochettes promotionnelles

Voici ce que devrait contenir une pochette promotionnelle :

• une fiche thématique;
• une fiche technique;
• la présentation du ou des commissaires;
• la liste du matériel complémentaire (incluant les publications);
• le résumé du programme éducatif;
• les conditions d'emprunt (incluant le coût);
• le communiqué de presse type;
• les photographies et les esquisses;
• les commentaires des visiteurs, les articles de presse élogieux, etc.

Elle doit aussi contenir une page qui résume les principales informations :

• le titre;
• les coordonnées de la personne à joindre;
• la période de location;
• le coût et ce qu'il inclut;
• le contenu;
• la taille;
• les assurances;
• les crédits.

Voici un exemple de fiche thématique, tirée de la pochette intitulée Les insectes du Québec en tournée de l'Insectarium de Montréal :

Voici un exemple de fiche technique, tirée de la pochette intitulée Les insectes du Québec en tournée de l'Insectarium de Montréal :

Voici un exemple de communiqué de presse, tiré de la pochette intitulée Les insectes du Québec en tournée de l'Insectarium de Montréal :

2.4.3 Le marché de l'exposition itinérante

Il existe peu de données sur le marché des expositions itinérantes au Québec, au Canada ou ailleurs dans le monde.

Deux études datant des années 1990 font cependant ressortir quelques faits intéressants. La première de ces études a été menée pour l'Association des musées canadiens (AMC) par Équinoxe Marketing en 1998. L'autre étude, québécoise celle-là, a été réalisée en 1997 par Nicole Lemay pour le compte du ministère du Patrimoine canadien - région Québec.

Selon ces études, au Québec, 50 % des expositions en circulation avaient 150 m² ou moins. En outre, 22 % avaient une taille variant de 150 m² et à 300 m².

Au Canada, 70 % des expositions empruntées avaient de 150 m² à 300 m², alors que 20 % avaient de 150 m² à 300 m².

Cela correspond bien à l'impression des gens qui travaillent dans ce secteur : il est plus difficile de trouver des salles pour des expositions excédant 200 m². On observe une demande forte d'expositions variant de 100 m² à 150 m².

En ce qui concerne la discipline des expositions empruntées, les deux études concordent à peu de chose près :

Art : 51 %-54 %
Histoire : 28 %-29 %
Sciences naturelles : 13 %
Science et technologie : 4 %– 8 %

On croit généralement que, pour ce qui est des expositions en sciences naturelles et en science et technologie, la demande dépasse l'offre, du moins dans le cas des expositions peu coûteuses.

Du côté du comportement d'emprunt, l'étude de l'AMC  montre que 87 % des institutions avaient emprunté au moins une exposition en 1996-1997. Les institutions qui empruntent des expositions le font en moyenne deux ou trois fois par année.

L'étude québécoise indique des chiffres inférieurs : 63 % des institutions ont emprunté des expositions de 1990 à 1996; 62 % sont aussi productrices d'expositions; la moyenne d'emprunt est de 1,33 exposition par année.

En ce qui concerne le budget que consacrent les institutions participantes à la location d'expositions, on constate que, selon l'étude de l'AMC, 17 % des institutions empruntent seulement des expositions gratuites, alors que 75 % des institutions dépensent moins de 5 000 $ par an pour les expositions itinérantes. Les frais moyens d'emprunt et de transport payés pour les expositions varient de 3 700 $ (sciences) à 1 600 $ (histoire).

L'étude québécoise dégage des tendances assez similaires : 50 % des expositions ont un coût de location de 600 $ ou moins et 80 %, de 1 500 $ ou moins.

2.5 Liste de vérification

Assurez-vous d'avoir franchi toutes ces étapes avant de passer à la phase de production de l'exposition.

3 La production d'une exposition itinérante

Plusieurs éléments distinguent la production d’une exposition temporaire de la réalisation d’une exposition itinérante. C’est particulièrement vrai dans le cas de la production des expositions itinérantes de type « clés en main », c’est-à-dire des présentations pour lesquelles tous les éléments, qu’il s’agisse du mobilier, des vitrines ou des panneaux didactiques, sont fournis. Dans ces cas, l’institution qui reçoit l’exposition n’a rien - ou presque rien - à ajouter.

Les éléments de production spécifiques des expositions itinérantes se retrouvent dans les catégories suivantes :

Le contenu

La recherche et la rédaction des textes constituent des étapes qui sont peu touchées par le fait que l’exposition soit itinérante. Il ne faut cependant pas perdre de vue le fait que les visiteurs viendront de régions variées et parfois éloignées. Il faut donc éviter les références qui soient trop identifiées à une région en particulier. Si on peut le faire, il est bon d’utiliser des exemples provenant de quelques-unes des régions que l’on compte visiter avec l’exposition.

La scénarisation

La production d’une exposition itinérante impose déjà des contraintes au moment de l’élaboration du scénario. Il est préférable de privilégier une approche où le parcours est libre ou semi dirigé plutôt que dirigé. Les parcours dirigés sont souvent plus difficiles à mettre en place dans des salles de formats variés. En concevant chaque section de façon autonome, on permet une plus grande variété de présentations pouvant s’ajuster à un plus grand nombre de lieux.

La muséographie 

Le design doit être flexible, durable, léger et s’adapter à la réalité d’une exposition qui est présentée dans plusieurs lieux. Une scénographie modulaire qui peut convenir à la taille et à la configuration de différentes salles est à privilégier. Il est nécessaire de faire l’inventaire des lieux d’accueil potentiels et de leurs particularités physiques. On doit savoir que les salles peuvent être rondes, rectangulaires, carrées, séparées en deux ou trois avec des cloisons partielles, ou être carrément sans murs!

Exposition itinérante 1,2,3... math !

De petits îlots autonomes et autoportants qui incluent les panneaux, les objets et les interactifs rendent possibles la présentation de cette exposition dans plusieurs endroits.

Musée de la nature et des sciences

Le mobilier 

Le transport, l’entreposage ainsi que les nombreux montages et démontages exercent un stress particulier sur les œuvres et les objets, mais aussi sur le mobilier. On entend par « mobilier » les panneaux didactiques, les socles, les plateformes, les consoles, les vitrines et tous les types de modules autoportants. Il faut prévoir dès la conception un mobilier solide et léger, facile à transporter et à installer.

Compte tenu du fait que la durée de vie d’une exposition itinérante est plus longue que celle d’une exposition temporaire, il est important de faire des mises à jour au point de vue du contenu. En raison de l’évolution rapide des moyens audiovisuels et informatiques, il est possible que ces aspects de l’exposition itinérante méritent également un renouvellement.

Pendant toute la production, il faut conserver les informations pouvant servir à la réalisation d’un guide de montage ou aux autres présentations. Le guide de montage est un outil de communication et de planification fort utile.

3.1 Les caractéristiques des expositions itinérantes

Les expositions itinérantes réussies possèdent ces caractéristiques essentielles :

La flexibilité

Montage de l'exposition itinérante Autour de la mémoire et de l'archive [About Memory and Archive] à la Mackensie Art Gallery, Régina (Saskatchewan), 7 mars 2002

La hauteur et les caractéristiques des plafonds sont des éléments qui varient beaucoup d’une salle d’exposition à l’autre.

Musée d’art contemporain de Montréal

On doit pouvoir présenter l’exposition dans des salles de diverses configurations, ayant des caractéristiques extrêmement différentes, qu’il s’agisse de la hauteur des plafonds, du type et de la disposition des appareils d’éclairage ou de la forme de l’espace. La hauteur des plafonds est un élément très variable dans les salles d’expositions.

L’autonomie de chaque section est un aspect positif qui entraîne davantage de flexibilité. Par exemple, le mobilier, y compris les vitrines, devrait avoir des pattes ajustables. Le design du mobilier d’une exposition itinérante peut être à la fois imaginatif et compact! C’est ainsi qu’il est possible d'imaginer des mobiliers qui contiennent les emballages, des socles qui contiennent les vitrines pendant le transport, des meubles gigognes, etc.

La durabilité

Les expositions durables sont construites dans un matériau solide. Elles comprennent peu de petits éléments susceptibles d’être brisés ou arrachés. Pour augmenter la durabilité, il peut être préférable d’utiliser le plexiglas qui est moins fragile - et plus léger - que le verre. Il vieillit cependant plus rapidement.

En ce qui concerne les panneaux didactiques, les vignettes et les impressions, il convient d’utiliser le laminage qui est plus résistant que la sérigraphie ou le lettrage autocollant. On peut laminer sur des matériaux légers, des plastiques, des tissus, etc. Les laminages encadrés ou encastrés dans le mobilier sont encore plus résistants : on évite les coins qui se décollent, qui s’abîment et qui ont l’air détériorés. Aujourd’hui, les impressions laser grand format sont relativement peu coûteuses et permettent d’intégrer le texte et l’iconographie. Laminées sur un matériau approprié, elles peuvent faire partie des composantes du mobilier.

La légèreté

Le gestionnaire de la tournée a tout avantage à connaître - et à contrôler - le poids de chaque élément. On devrait essayer de calculer le plus précisément possible le poids total de l’exposition et le poids par élément à soulever. Les éléments qui devront être soulevés ou transportés manuellement ne devraient pas peser plus de 25 kilos.

Exposition itinérante 1, rue des Apparences

L’intégration de l’éclairage au mobilier est une bonne approche. On voit ici que l’éclairage est intégré aux structures de support.

Musée de la civilisation
Photo : Luc St-Amand

La simplicité

La simplicité est essentielle. Le montage et le démontage de l’exposition doivent pouvoir s’effectuer aisément. Les solutions aux problèmes d’installation doivent être universelles et non propres au lieu d’origine. Par exemple, l’équipement audiovisuel peut être organisé de façon que la seule opération à réaliser lors du montage soit le branchement.

L’intégration de l’éclairage au mobilier, en totalité ou en partie, est une bonne approche quand on en a les moyens. Il est bon, cependant, de standardiser le plus possible les appareils d’éclairage. Il faut éviter d’avoir plusieurs types d’éclairage – 2 ou 3 types valent mieux que 50! De plus, on devrait s’assurer que l’on peut se procurer à peu près n’importe où les différentes ampoules qu'on devra éventuellement remplacer. Cela vaut aussi pour la quincaillerie et les finis : il vaut mieux privilégier les éléments standard dont on sait qu’on les trouvera partout, et ce, jusqu’à la fin de la tournée.

Les interactifs doivent être simples à comprendre, très résistants et faciles à entretenir. Cela veut dire qu’on doit pouvoir trouver des pièces de rechange partout! On entend par « interactifs » tous les types de jeux et de manipulations, qu’ils soient mécaniques, électriques ou électroniques.

3.1.1 Synthèse du poids des matériaux

Des données aisément disponibles auprès des fournisseurs permettent d’évaluer le poids des matériaux qui composent le mobilier de l’exposition.

Voici quelques exemples. Nous avons volontairement employé les noms les plus courants dans l’industrie.

3.2 Le matériel complémentaire

Exposition itinérante IQQAIPAA

Le carton d’invitation est un exemple de matériel complémentaire pouvant être fourni avec l’exposition.

Gracieuseté du Musée canadien des civilisations

La réalisation de matériel complémentaire s’inscrit dans la production de l’exposition. Ainsi, on s’assure d’une image cohérente de l’exposition et de ses différents dérivés. En effet, il ne faut pas oublier qu’une exposition itinérante s’inscrit souvent dans une logique plus commerciale où l’on doit penser à convaincre et à satisfaire les nouveaux visiteurs et les musées hôtes. Ces derniers constituent, tout autant que les visiteurs, un des publics.

Le matériel complémentaire à prévoir au calendrier de production est, la plupart du temps, composé des éléments suivants :

• le matériel pour promouvoir son exposition auprès des musées hôtes;
• le matériel publicitaire complémentaire pour aider les musées hôtes à faire la promotion de l’exposition;
• le programme d’activités éducatives accompagné des documents et du matériel nécessaires;
• les catalogues.

À cette liste, on ajoute parfois des produits dérivés de l’exposition :
t-shirts, macarons, jouets, reproduction des objets de la collection. Cette pratique est cependant de moins en moins courante, du moins pour les petites et les moyennes expositions. Plusieurs gestionnaires d’expositions itinérantes trouvent en effet que les efforts et le suivi nécessaires ne compensent pas les bénéfices engendrés.

Enfin, tout ce qui complète l’exposition peut être utile pour l’institution hôte. Certains documents sont susceptibles de l’aider à bien organiser la présentation de l’exposition. On peut assembler un document qui comprendra le scénario, les textes de l’exposition et diverses données d’information sur le contenu, comme des indications bibliographiques et filmographiques. Il est aussi utile de joindre le dossier de presse. Il ne faut pas hésiter à écrire et à envoyer des conseils pour l’animation et des trucs sur les aspects techniques.

Exposition itinérante Gratia Dei

Le matériel que l’institution produit pour faire la promotion de l’exposition lorsqu’elle est présentée dans ses murs peut aussi être fourni aux institutions qui recevront l’exposition pendant sa tournée. C’est le cas, par exemple, des bannières extérieures.

Musée de la civilisation
Photo : Yvan Chouinard

3.2.1 Le matériel publicitaire

Le matériel publicitaire d’accompagnement est un besoin régulièrement mentionné par les institutions qui reçoivent des expositions itinérantes. Elles souhaitent en effet avoir les outils qui leur permettent de faire de manière efficace la promotion de l’exposition qui visite leur institution.

La production du matériel publicitaire, en plus d’aider les institutions hôtes, vous permet de vous assurer que la « signature » et le concept publicitaire de l’exposition seront respectés pendant sa tournée. De plus, en fournissant une affiche, on veille, par exemple, à ce que le logo du commanditaire soit présent de la façon qui convient à l’institution productrice.

Le matériel publicitaire suivant peut être produit :

• des affiches;
• des cartes postales;
• un gabarit d’annonce pour la presse écrite, la radio ou la télévision;
• un communiqué de presse type.

L’affiche est l’élément le plus fréquemment fourni. À l’ère du numérique, il n’est pas toujours nécessaire d’imprimer l’affiche. On peut fournir un montage graphique numérique sur CD prêt à être imprimé par l’institution hôte. Il s’agit, bien sûr, de laisser un endroit sur l’affiche où l’institution qui reçoit l’exposition peut donner un minimum d’information qui la concerne : identification du lieu, adresse, dates de présentation et commanditaire local, par exemple. Cependant, si l’on décide d’imprimer des affiches, il est fréquent qu’on fournisse un certain nombre d’affiches gratuitement (50, par exemple) et qu’on donne la possibilité à l’emprunteur d’en acheter davantage.

Exposition itinérante World Circus

Un bon programme d’activités éducatives offert en complément d’une exposition itinérante est souvent un incitatif pour la location.

Gracieuseté du Musée canadien des civilisations
Photo : Adriana Doumet, 2004

3.2.2 Le programme d’activités éducatives et culturelles

Pour les institutions muséales qui produisent des expositions itinérantes, il est intéressant et important d’offrir aux institutions hôtes une activité éducative et/ou culturelle qui complète et enrichit le contenu de l’exposition. Cette façon de faire est généralement appréciée, particulièrement par les petites institutions qui ne bénéficient pas toujours des ressources nécessaires pour élaborer des activités pour leur public en relation avec l’exposition reçue.

Une exposition itinérante offerte avec un produit éducatif ou culturel constitue très souvent une incitation pour sa location et fournit une occasion de mettre en valeur l’expertise en éducation muséale et en action culturelle de l’institution productrice.

Pour une institution qui souhaite accompagner une exposition itinérante d’une activité éducative et ou culturelle, il s’agit d’un investissement qui n’est pas nécessairement majeur. Si l’institution productrice a tenu compte, dès sa conception, de l’itinérance, il s’agira de s’assurer, à la suite de sa tenue dans l’institution productrice, que l’activité est toujours pertinente sur le plan du contenu et sur celui de son bâti. Si l’institution productrice n’a pas tenu compte dès le départ de l’itinérance, il sera nécessaire d’adapter l’activité au point de vue du contenu et de revoir le bâti pour que l’activité puisse voyager sans problème.

Au cours de la tournée, on pourra, avec l’accord des institutions qui ont reçu l’exposition, enrichir le programme.

Montage de l'exposition itinérante Louis Comtois : La lumière et la couleur au Musée de la Gaspésie, Gaspé (Québec), 29 mars 2000

Un bon guide de montage contient des photographies qui documentent certaines procédures d’installations.

Musée d’art contemporain de Montréal

3.2.3 Le guide de montage et de démontage

Le guide de montage et de démontage est non seulement nécessaire à l’installation d’une exposition itinérante dans les institutions hôtes, mais il représente un outil de communication et de planification. Il aide en effet le musée qui reçoit l’exposition à se faire une idée précise de cette exposition et lui permet de mieux préparer son arrivée. Ce même outil s’avère très utile quand il y a des changements de personnel dans l’institution productrice de l’exposition. Il est préférable de penser au guide de montage pendant la production. On s’assure ainsi que l’on conservera toute l’information nécessaire. Par exemple, on pourra documenter photographiquement les diverses étapes de l’installation. Cela constitue souvent la meilleure manière d’expliquer le montage de l’exposition.

L’institution organisatrice doit absolument produire un guide de montage à l'intention de l’institution hôte et le lui faire parvenir lorsqu'elle n’envoie aucun représentant assister au montage. Si un technicien accompagne l’exposition, le guide de montage peut être moins élaboré, voire très réduit.

Un bon guide de montage comporte une partie visuelle qui présente des photographies d’ensemble, de chaque zone de l’exposition et des différentes étapes de l’installation des composantes du mobilier, de l’audiovisuel, de l’informatique et de l’éclairage.

Plus spécifiquement, le guide de montage doit comprendre les informations suivantes :

• la manière de procéder lors du déballage et du remballage de l’exposition;
• le plan d’installation à l’échelle;
• les instructions pour le montage et le démontage de l’exposition (accompagnées de photographies ou de croquis);
• les instructions pour l’assemblage des vitrines et du mobilier d’exposition (accompagnées de photographies ou de croquis);
• la description des exigences relatives aux conditions ambiantes et aux vitrines à climat contrôlé;
• les indications relatives à l’éclairage, par exemple le nombre de lux à ne pas dépasser;
• les indications précises relatives aux installations multimédias ou sonores, s’il y a lieu (accompagnées de photographies ou de croquis);
• les consignes d’entretien et de sécurité;
• la liste des objets et des œuvres;
• la liste des composantes du mobilier, de l’audiovisuel, de l’informatique et de l’éclairage;
• la liste des caisses, leurs dimensions, leur poids et leur contenu, accompagnée de photographies et de croquis de l’intérieur des caisses;
• les coordonnées des personnes à joindre en cas d’urgence.

Même si l'on prévoit que l’exposition sera toujours installée et démontée par un membre du personnel de l’institution qui a produit l’exposition, un guide de montage, qui peut alors être plus simple, s'avère toujours utile. Il permet de faire face à d’éventuels changements parmi les membres du personnel sans perte d’informations essentielles.

Le premier montage de l’exposition est une belle occasion de vérifier si le guide de montage présente des difficultés d’utilisation. On peut alors y apporter les corrections nécessaires.

3.3 Les outils de gestion

La gestion d’un projet d’exposition itinérante se complique à cause de sa durée, des nombreuses présentations, des relations avec d’autres institutions et de l’augmentation des ressources humaines et matérielles nécessaires.

Ces circonstances rendent plus complexes les mécanismes de gestion. Il faut prévoir un contrôle plus serré, entre autres des règles de conservation et de sécurité. Il faut aussi pouvoir préciser les besoins en matière de ressources et de communications. De même, les projets d’expositions itinérantes imposent la toute nouvelle considération d’un circuit et supposent un processus de suivi plus compliqué. Enfin, il faut répartir clairement les responsabilités entre les intervenants.

Pour toutes ces raisons, il est essentiel de créer certains outils pour suivre la production. S’ils sont conçus de manière efficace, ils nous accompagneront pendant toute la durée du projet. Rappelons que la gestion d’un projet d’exposition itinérante doit commencer dès qu’en germe l’idée.

Les outils de gestion à créer sont les suivants :

• l’échéancier;
• la liste des ressources humaines et matérielles nécessaires;
• le budget ;
• la planification du circuit.

La réalisation d’une exposition itinérante fait généralement appel à une équipe variée et multidisciplinaire. Pour établir la liste des ressources humaines, il faut penser à la recherche, à la conservation, à la rédaction, au design, au design graphique, à l’animation, à la promotion et aux diverses tâches administratives et techniques. Les besoins en ressources humaines et matérielles dépendent de la nature de l’exposition.

La planification du circuit est une tâche particulière à l’exposition itinérante. Pour l’assumer correctement, les éléments suivants sont essentiels :

• une liste d’envoi;
• la préparation de la promotion;
• le calendrier des réservations.

3.3.1 Le budget

Certains aspects du budget d’une exposition itinérante diffèrent de ceux d’une exposition temporaire. Même s’il y a souvent deux budgets, un pour la production et un pour la mise en circulation d’une exposition, certaines dépenses propres à la tournée doivent être prises en considération au moment de la production.

Les postes budgétaires d’une exposition itinérante, outre les salaires et les honoraires, sont les suivants :

La production de l’exposition

La production de l'exposition comprend les éléments suivants :

• le catalogue;
• la conservation;
• les matériaux et les finis;
• l'impression et le laminage;
• l'audiovisuel, l'informatique et l'électronique;
• l'électricité et l'éclairage;
• le matériel publicitaire et promotionnel;
• le produit éducatif et culturel;
• l'emballage et les caisses;
• le guide de montage.

L’exposition en tournée

Quant à l'exposition en tournée, elle inclut ceci :

• les assurances;
• les déplacements et les frais de séjour;
• l'entreposage;
• le transport de l’exposition;
• l'entretien et les réparations.

L’exposition à la fin de la tournée

La fin de la tournée comprend les opérations suivantes :

• le retour des objets;
• l'aliénation du mobilier.

En général, les musées ne font pas circuler une exposition pour recouvrer son coût de production et de présentation dans leurs salles. Ils le font plutôt pour démontrer leur créativité et leur expertise, et pour se faire connaître et acquérir une bonne réputation. En fait, la majorité des institutions qui font circuler des expositions s’entendent pour dire qu’il est difficile, au Québec, de faire un profit, même en ne tenant compte que de la partie « circulation » du projet. Cependant, certaines institutions réussissent, dans des circonstances favorables, à dégager un léger profit avec la partie circulation de l’exposition. À tout le moins, plusieurs parviennent à couvrir les coûts liés à la tournée (y compris le salaire de la personne qui gère la circulation de l’exposition). La situation est bien sûr beaucoup plus facile lorsqu’une subvention ou une commandite contribuent au financement de la tournée. Le principal avantage financier d’une exposition itinérante est la possibilité accrue d’obtenir du financement pour sa production.

La détermination du coût de location

Pour déterminer le coût de location d’une exposition, il faut savoir ce qu’il nous en coûtera pour la mettre en circulation. Quand on calcule le coût d’une tournée, il ne faut pas oublier les dépenses supplémentaires qu’on aura dû faire au moment de la production. Par exemple, si on doit imprimer plus d’affiches ou de catalogues, on doit tenir compte de ce fait.

Idéalement, on détermine le coût de location en divisant le coût total prévu de la tournée par le nombre de présentations que l’on espère faire. On s’inspire aussi de la « valeur » de l’exposition. Il s'agit généralement d'une décision relative au marché basée sur le coût des expositions similaires, la valeur des objets, la relative popularité du sujet. Le coût doit inclure :

• les frais de déplacement du personnel;
• les salaires et les avantages sociaux du personnel;
• les caisses et l’emballage;
• les catalogues (s'ils sont inclus);
• l’entretien;
• les coûts d’emprunt;
• les coûts d’assurances;
• les coûts d’entreposage;
• la production des divers documents (rapport de condition, guide de montage);
• les frais de gestion.

Budget général (Fichier excel) Budget général (Fichier PDF) Budget par élément (Fichier excel) Budget par élément (Fichier PDF)

3.3.2 L’échéancier

Plusieurs opérations de gestion sont nécessaires à la réalisation d’une exposition itinérante. La réalisation d’un échéancier est donc importante.

Étant donné que plusieurs éléments de la mise en circulation d’une exposition se déroulent parallèlement à sa production, le calendrier de travail doit considérer ce facteur. Chacune des étapes représente un pas important. Elles doivent donc être déterminées correctement et effectuées dans un ordre logique.

Le calendrier de travail proposé se déroule sur deux ans. Il comprend la planification, la production et le début de la mise en circulation. Il sera aussi nécessaire d’établir un calendrier pour la tournée.

L’échéancier d’une exposition itinérante dépend de sa nature. Par conséquent, il peut y avoir autant d’échéanciers que d’expositions. Certaines étapes, telles que la recherche, dépendent de la nature du thème, du sujet. D’autres, comme la production, varient selon l’ampleur de l’exposition. Enfin, certaines étapes peuvent être retranchées du calendrier suggéré ou y être ajoutées : la traduction des textes ou la rédaction du catalogue, par exemple.

Un élément de l’échéancier reste fondamental : il faut annoncer l’exposition dans le réseau de un an à deux ans avant sa mise en circulation.

Échéancier (Fichier excel) Échéancier (Fichier PDF)

3.4 Les coproductions et les partenariats

Exposition itinérante Chasseurs du ciel

Cette exposition est un exemple de coproduction entre un musée (le Musée de la nature et des sciences) et un autre type d’organisme, l’Union québécoise de réhabilitation des oiseaux de proie dans ce cas.

Musée de la nature et des sciences

Parce qu’elles sont créées pour être présentées dans plusieurs lieux, les expositions itinérantes sont souvent coproduites ou réalisées dans une collaboration entre plusieurs institutions.

Cette situation a plusieurs avantages. Les coûts sont divisés entre deux ou plusieurs institutions et l'on augmente en plus les sources et les possibilités de financement, tant public que privé. Le partenariat est également une expérience enrichissante. Le partage de ressources et d’expertises, les rencontres et les échanges entre membres du personnel sont des bénéfices secondaires fort appréciables.

Une entente de partenariat doit tenir compte des aspects suivants :

• les responsables de l’application de l’entente pour chacune des parties;
• une description de ce que le partenariat doit produire (une exposition de tel format, sur tel thème, etc.);
• les outils, les services et les personnes intervenant dans le partenariat;
• les rôles individuels et organisationnels de chacune des parties;
• les éléments clés, soit les composantes essentielles de la collaboration qui permettent d'atteindre les objectifs;
• le support, soit le montant et les sources de financement (argent ou service) qui font partie de la collaboration.

Pour réussir un partenariat, il faut se montrer ouvert, être capable de faire confiance et d’accepter différentes manières de faire et de voir les choses. La rapidité des changements qui se produisent dans le secteur culturel crée parfois un sentiment de compétition entre les organisations. Or, il est important d'envisager un éventuel partenariat ou alliance stratégique dans une perspective où chaque partie retirera des avantages de la collaboration.

3.5 Liste de vérification

Assurez-vous d’avoir franchi toutes ces étapes avant de passer à la phase de mise en circulation de l’exposition

4 La tournée

Réception des oeuvres et début du montage de l'exposition itinérante L’Origine des choses [El origen de las cosas] à la Biblioteca Luis Angel Arango, Bogota, Colombie, 31 mai 1998

Le montage d’une exposition itinérante dans une nouvelle salle est l’aboutissement d’un important travail de gestion.

Musée d’art contemporain de Montréal

La tournée d’une exposition itinérante est un moment de partage entre l’institution qui a produit une exposition et l'institution qui la reçoit. Elle est aussi un moment de rencontre avec un tout nouveau public, celui du lieu hôte. Pour que ce partage et cette rencontre puissent avoir lieu dans le respect de l’exposition, de ses œuvres, de ses objets, de son message et des intentions de ses concepteurs, on ne dira jamais assez l’importance de l’écoute, de la communication et de la souplesse. Les tâches de gestion rattachées à la tournée d’une exposition sont nombreuses, parfois complexes, toujours importantes, mais elles ne doivent pas faire perdre de vue ces éléments essentiels.

La réalisation d’une tournée d’exposition comporte deux aspects distincts. Le premier aspect est lié à la gestion de la tournée. En plus des tâches propres à la réalisation de n'importe quelle exposition, comme la négociation des emprunts et des assurances, l’établissement d’un budget, d'un plan de travail, d'un programme de conservation et d'une stratégie promotionnelle, de nouvelles exigences s’imposent. Il faut voir à la création d’un circuit, à la négociation des contrats avec les institutions hôtes et à la planification des transports.

Le deuxième aspect d’une tournée d’exposition est composé de l’organisation et du suivi des diverses présentations. On parle alors d’emballage, de coordination des transports, de la préparation des envois, d’organisation des montages et des démontages ainsi que d’entretien de l’exposition.

Gérer une tournée d’exposition, c’est aussi s’appliquer à diminuer les risques, qu’ils soient financiers ou physiques. Le fait de protéger adéquatement les objets et les œuvres et celui de viser à faire de chaque présentation un succès selon les critères des deux institutions en cause demeurent les objectifs du responsable d’une tournée.

4.1 La tournée internationale

Le départ d’une exposition

Musée national des beaux-arts du Québec

Une institution qui désire se lancer dans l’aventure du développement international doit accepter de travailler à long terme. La première étape consiste à essayer d’établir un réseau dans le pays où l’on souhaite faire circuler une exposition. La participation à des missions à l’étranger ou l’accueil de collègues d’autres pays peuvent certes faire partie d’une stratégie efficace. Il faut cependant accepter que les premiers contacts ne soient pas immédiatement fructueux. Il faut être prêt à investir temps et argent avant de voir se développer des projets.

Certains réseaux contribuent à mettre en relation les musées de divers pays. Le Comité international pour les échanges d’expositions (ICEE) est un comité international du Conseil international des musées (ICOM) qui traite des différents aspects de la réalisation des expositions, de leur circulation et de leurs échanges. Le Comité réunit également l'information concernant les expositions itinérantes. Enfin, une partie du réseautage nécessaire peut s’effectuer près de chez vous. Il ne faut pas hésiter à discuter avec des institutions qui ont réussi des expériences à l’étranger. Il est aussi possible d’envisager un projet commun avec une institution plus expérimentée en ce qui a trait au développement international.

De toute façon, avant de se lancer dans la tournée d’une exposition au niveau international, il est nécessaire d’avoir une certaine expérience dans la circulation d’expositions. La plupart des tâches à accomplir sont les mêmes, mais d’autres éléments sont à considérer. Les façons de faire, les normes et les standards varient selon les pays. Il faut souvent accepter de modifier ses pratiques. On doit se renseigner sur le marché et les habitudes de travail qui ont cours dans d’autres régions du monde. Il faut faire preuve d’ouverture et de sensibilité face à une nouvelle culture… et ne pas oublier que certaines choses ne sont pas exportables!

Il est souvent plus facile de travailler étroitement avec une ou quelques institutions présentes dans les pays visés. Cela permet d’ouvrir des portes et de mieux connaître l’environnement dans lequel l’exposition sera présentée. Certaines institutions ont réussi une tournée dans un autre pays en travaillant de près avec une institution sur place et en lui déléguant une partie du travail technique, de la promotion et de l’organisation de la tournée.

Certaines problématiques sont propres aux tournées internationales, notamment les problématiques liées à l’obtention des permis internationaux et au dédouanement. L’embauche d’un expert est recommandée pour ces étapes.

Selon les conditions exigées par les œuvres et les objets, il faut choisir entre le transport par voie aérienne et le transport maritime . Ce dernier est beaucoup moins coûteux.

4.1.1 Le convoyage international

Les caisses sont rassemblées et déposées sur une palette de métal. On appelle cette étape de travail la palettisation. Cela se fait aux entrepôts de la compagnie aérienne. Comme il y a beaucoup de circulation dans ces endroits, il est important d’être vigilant lors de cette étape.  

Musée de la civilisation
Photo  : Yvan Chouinard

La palettisation est terminée. Il faut noter le nombre de palettes et leur contenu. On attache les palettes les unes aux autres afin de les transporter jusqu’à l’avion.

Musée de la civilisation

Photo  : Yvan Chouinard

Il est nécessaire de recourir à un convoyeur lorsque le contenu d’une exposition est d’une grande valeur ou qu’il est fragile. Le convoyage permet également de s’assurer de la qualité du suivi d’une exposition. Il minimise les risques de dommages.

De plus, le convoyeur peut être appelé à faire les rapports de condition, à photographier, à manipuler, à emballer, à déballer, à faire l’installation ou à la superviser, et même à intervenir pour remonter certains objets selon les cas. Afin qu’il n’y ait pas de confusion, l’institution productrice devrait définir clairement les tâches du convoyeur et les distinguer de celles qui seront la responsabilité de l’institution hôte.

Le convoyeur devrait avoir en sa possession les documents suivants :

• la copie du contrat de location de l’exposition;
• le nom et les coordonnées de la personne-ressource de l’institution hôte, du transporteur et de l’agent des douanes;
• l’horaire du transport;
• la liste du contenu des caisses (numérotation des caisses, dimensions, poids et contenu des caisses);
• la preuve d'assurance s’il y a lieu;
• les instructions relatives à la manipulation;
• les instruments de calibrage (par exemple, un luxmètre);
• un appareil photo;
• une copie des documents nécessaires au dédouanement.

Le convoyeur est le représentant officiel de l’institution prêteuse et, à ce titre, il a autorité pour tout ce qui concerne la sécurité de l’exposition durant la durée du convoyage.

Une fois arrivé à destination, il devient un intermédiaire entre l’institution organisatrice et l’institution hôte, et il sera donc appelé à répondre à différentes questions relatives à l’exposition.

Avant le départ, le convoyeur devrait :

• s’assurer que les caisses ont été déposées dans un conteneur ou sur une palette d’avion de façon sécuritaire;
• vérifier qu’il n’y a pas d’éléments particuliers risquant d’endommager l’exposition (objets lourds, produits dangereux);
• s’assurer, lorsque cela est requis, du bon fonctionnement des éléments du contrôle environnemental (air climatisé, chauffage) pour le transport par voie terrestre;
• vérifier avec le transporteur les différents documents;
• compter le nombre de palettes dans le cas d’un transport aérien;
• avoir un reçu signé du transporteur.

Au cours du transport, le convoyeur devrait :

• rester en tout temps avec le « chargement » ou s’assurer qu’un représentant du transporteur ou que le courtier de douane est présent s’il doit s’absenter;
• prendre des photographies afin de documenter tous les incidents qui pourraient survenir lors du transport.

À l’arrivée, le convoyeur devrait :

• être présent lors du déchargement de l’exposition (même pour le transport par avion pour autant que cela soit possible, sinon s’en remettre à l’agent de douane) et donner les consignes concernant la manipulation de certaines caisses s’il y a lieu;
• surveiller le transfert de l’exposition jusqu'à son lieu hôte;
• vérifier les conditions environnementales dans les lieux d’entreposage et de préparation;
• donner aux objets ou aux œuvres en caisses la période d’acclimatation requise et ne permettre l’ouverture des caisses que si les conditions environnementales et physiques sont adéquates;
• effectuer l’ouverture des caisses et le constat des œuvres et/ou des objets, faire contresigner les documents et laisser le cahier de constats à l’institution hôte;
• vérifier le plan d'installation et apporter des corrections s’il y a lieu;
• surveiller l’installation de l’exposition et s’assurer de la sécurité des œuvres ou des objets. Si cela est possible, le convoyeur devrait rester jusqu’à ce que l’exposition soit installée;
• s’assurer du calibrage de l’éclairage en fonction des œuvres et/ou des objets exposés;
• s’assurer que rien ne sera déplacé avant que le convoyeur ne soit de retour pour procéder au démontage.

À la fin de la présentation de l’exposition, le retour devrait s’effectuer comme pour l'arrivée, mais dans l’ordre inverse. Par conséquent, pour le retour de l’exposition, le convoyeur devrait :

• récupérer le cahier de constats et effectuer les rapports de condition, les faire contresigner et vérifier que l’ensemble de l’exposition est en bon état;
• faire la remise en caisse;
• faire signer le reçu de retour à l’institution hôte.

Au cours du transport de retour, le convoyeur devrait maintenir la même vigilance pour ce qui est de la sécurité et de la manipulation de l’exposition.

4.2 La gestion de la tournée

La gestion d’une tournée d’exposition, dans son aspect quotidien, est constituée d’éléments que l’on peut regrouper dans trois catégories principales :

• la réalisation d’un circuit;
• l’organisation des présentations;
• le suivi des objets.

Le travail menant à l'établissement d'un circuit commence une fois la promotion faite. Il s’agit d’effectuer un suivi rigoureux des institutions qui se sont montrées intéressées.

Les outils suivants deviennent alors fort utiles :

• le formulaire d’intérêt;
• le formulaire de vérification des espaces et des services;
• le contrat de location de l’exposition.

Le formulaire d’intérêt accompagne la promotion de l’exposition, les institutions intéressées étant invitées à le remplir. Le gestionnaire de la tournée qui reçoit ces formulaires doit d’abord vérifier si les dates de présentation souhaitées conviennent au calendrier de tournée. Il doit ensuite vérifier si l’institution satisfait aux exigences de sécurité et de conservation. Puis, il peut procéder à l’élaboration du circuit pour l’exposition. Il cherchera alors une certaine logique dans la répartition géographique. Les dates d’ouverture et de fermeture de l’exposition seront par la suite négociées avec les différents lieux. Plus cette négociation se déroule longtemps avant la présentation de l’exposition, plus elle est facile. Quand on élabore un circuit, il faut intégrer le temps nécessaire au transport et aux opérations de montage et de démontage. Autant que possible, on doit éviter les périodes d’entreposage entre les présentations de l’exposition. Quand ces suivis sont faits, on peut envoyer un contrat de location à l’institution hôte.

Une fois le circuit établi, partiellement ou totalement, on commence à organiser chacune des présentations. On doit alors produire des informations importantes pour les institutions hôtes et les leur envoyer :

• le plan d'installation;
• la lettre préalable à l'arrivée de l'exposition;
• le guide de montage et de démontage;
• le rapport sur la publicité et la fréquentation.

Le plan d’installation est aussi appelé « plan de surface » ou « plan d’exposition ». Il indique comment sera implantée l’exposition dans la salle qui la recevra. Il permet de voir – et de montrer – comment elle s’articulera dans un lieu en particulier. Cet important travail doit faire l'objet d'une collaboration entre les deux institutions si l'on veut éviter les mauvaises surprises au montage. Généralement, l’institution qui produit l’exposition réalise le plan de surface et le soumet à l’institution hôte. Cette dernière peut alors suggérer des modifications en fonction de ses préoccupations et de contraintes particulières. On enverra également tous les documents nécessaires à la présentation de l’exposition. Peu de temps avant la présentation, on confirmera les éléments importants avec l’institution hôte.

Tout au long de la tournée, il faudra s’assurer d’avoir en main tous les éléments qui permettront le suivi des objets et/ou des œuvres :

• la fiche des prêteurs;
• la liste du contenu des caisses;
• le rapport de condition.

Ces documents doivent être tenus à jour régulièrement. Ils doivent être vérifiés avant et après chacune des présentations de l’exposition.

4.2.1 Le formulaire d'intéret

Le formulaire d’intérêt fait partie de la pochette promotionnelle et il est acheminé aux institutions muséales ou aux autres types d’organismes susceptibles de recevoir l’exposition. Ce formulaire sert à planifier le calendrier de présentation.

Il est prudent de demander aux institutions pressenties d’inscrire, par ordre de préférence, quelques périodes de présentation possibles. Cela permet d’établir un circuit logique et, ainsi, de réduire les coûts de transport .

Formulaire d'intéret (Fichier Word) Formulaire d'intéret (Fichier PDF)

4.2.2 La vérification des espaces et des services

À partir du moment où une institution souhaite recevoir l’exposition, il faut vérifier sa capacité de satisfaire aux exigences de conservation et de sécurité définies pour l’accueil de cette production. Selon le type d’exposition, ces exigences peuvent être minimes ou, au contraire, très importantes. Le type de vérification à faire pourra varier. On doit s’informer tout autant des ressources que des installations de l’institution intéressée.

On doit vérifier la qualité des contrôles de conservation et de sécurité. On doit aussi s’assurer que la salle d’exposition temporaire répond aux exigences de l’exposition. Enfin, on est en droit de poser des questions sur le personnel de l’institution hôte, ainsi que sur sa capacité de recevoir une exposition et d’apporter toute l’attention nécessaire à son installation, à sa mise en valeur et à sa promotion. Au besoin, on pourra compléter la vérification par des appels téléphoniques ou des visites sur place.

Dans plusieurs musées où l’on trouve des programmes d’expositions itinérantes, les vérifications se font habituellement à l’aide d’un formulaire appelé « rapport standard d’installation ». Ce formulaire est expédié à la suite d’une demande de réservation. Ces documents très détaillés sont justifiés surtout lorsque l’on parle d’une exposition importante. On peut toutefois s’en inspirer pour élaborer son propre outil de vérification, même quand il s’agit d’une exposition de taille réduite. En fait, l’outil qu’on utilise doit être le plus simple possible tout en nous donnant les informations nécessaires.

La vérification des espaces et des services suggérée ici est assez complète. Certaines sections peuvent être éliminées si elles sont inutiles compte tenu du contexte particulier de présentation de l’exposition.

Vérification des espaces et des services (Fichier Word) Vérification des espaces et des services (Fichier PDF)

4.2.3 Le suivi des prêteurs

Le suivi des prêteurs est un enjeu majeur principalement dans les expositions d’art. Il s’agit en fait de détenir le plus d’informations possible sur les œuvres, leurs propriétaires et les conditions particulières du prêt.

Le suivi des emprunts est important, que l’exposition soit itinérante ou non. Dans le cas d’une exposition itinérante, on doit cependant y ajouter des éléments liés aux divers déplacements et aux multiples présentations.

Il est très utile de conserver à portée de main, de manière claire et schématique, toutes les informations relatives aux prêteurs d’œuvres ou d’objets. La fiche des prêteurs peut nous y aider. Une fiche bien conçue facilite également le travail de rédaction et d’impression des étiquettes.

Les informations sur les prêts se présentent souvent en deux versions. La première version, confidentielle et plus complète, comprend la valeur de l’œuvre et de l’objet. Elle est utilisée pour la gestion interne et les communications avec les assureurs. La seconde version contient moins de détails. Elle pourra être remise au transporteur et servir à une plus grande échelle.

Fiche des prêteurs (Fichier Word) Fiche des prêteurs (Fichier PDF)

4.2.4 La liste du contenu des caisses

La liste du contenu des caisses est un élément de base. Comme il s’agit probablement de l’outil qui est le plus utilisé pendant une tournée, il convient d’y accorder beaucoup de soins. En effet, on utilise souvent cette liste essentielle pour décrire le contenu d’une exposition. Tous les intervenants dans une tournée d’exposition seront appelés à l’utiliser, soit pour connaître et comprendre le contenu d’une exposition, soit à des fins de vérification. Les institutions hôtes, les assureurs, les transporteurs et les techniciens devraient posséder cette liste. Il est donc important d’y inscrire le plus d’informations possible.

La liste du contenu des caisses décrit tous les éléments qui composent une exposition qui voyage. Elle est en fait constituée de deux listes : une liste des caisses et une liste du contenu des caisses.

La liste des caisses devrait indiquer :

• le titre de l’exposition;
• la durée de la tournée;
• le numéro de chaque caisse;
• les dimensions de chaque caisse;
• le poids de chaque caisse;
• le poids total;
• le volume total.

Cette première liste permet de faire le « bon de connaissement » du transporteur. Idéalement, le poids et les dimensions devraient être indiqués à la fois en unités métriques et en unités impériales.

Cette liste est suivie de la liste du contenu de chaque caisse. On y décrit avec précision non seulement les œuvres et les objets, mais aussi le mobilier, les éléments de décor et le matériel servant à la manipulation des caisses ainsi qu’à l'installation de l'exposition. On y ajoute des photographies de l’intérieur de la caisse.

Chaque élément de la liste recevra un numéro, ce qui permettra de quantifier l’exposition lors de ses déplacements. Cela sera d’une grande aide au cours des relations avec les transporteurs, les agents des douanes, les assureurs… et le personnel de l’institution hôte.

La liste du contenu des caisses peut servir de base pour préparer le cahier de rapport de condition qui sera utilisé à chaque lieu hôte. Cela facilitera la tâche de la personne qui effectuera les constats.

Liste du contenu des caisses (Fichier Word) Liste du contenu des caisses (Fichier PDF)

4.2.5 Le contrat de location de l'exposition

Le contrat de location de l’exposition est une entente qui permet une répartition claire des responsabilités entre les différents intervenants engagés dans la présentation d’une exposition. Il doit tenir compte de la nature de l’exposition, du matériel qu’elle contient et du type de présentation envisagé. On ne doit pas perdre de vue qu’il s’agit d’un document légal, et non d’un document d’information. Les informations importantes sur l’exposition, qu’elles soient ou non incluses dans le contrat, doivent faire l’objet d’une communication séparée avec l’institution hôte. Par exemple, si le contrat stipule l’obligation pour l’institution hôte de fournir deux manœuvres pour le déchargement du camion, il faudra transmettre cette information à la personne-ressource par courriel, lettre ou télécopieur et la lui rappeler quand on transmettra les renseignements précis sur le montage.

L’objet d’une entente peut être une présentation traditionnelle ou une collaboration. Dans le premier cas, l’organisateur offre une exposition « clés en main » pour un coût qui reflète généralement le coût de production et la valeur de l’exposition. Le deuxième cas est une relation où la collaboration entre les institutions prend plus de place. Dans ce genre de partenariat, la relation entre les partenaires débute plus tôt dans le processus de production. L’entente établit alors un partage des responsabilités. Dans ce genre de contrat, les deux parties en présence contribuent, la plupart du temps, au coût de production de l’exposition.

Pour être en mesure de rédiger le contrat de location de l’exposition, certaines étapes doivent avoir été franchies. Ainsi, il faut que les négociations concernant les éléments importants soient terminées. Le processus complet menant à la signature d’un contrat de location peut se détailler ainsi :

• Obtenir une lettre d'intention écrite de l’institution intéressée.
• Effectuer une vérification des installations de l’institution hôte (plus ou moins approfondie selon les besoins de l’exposition).
• Inscrire correctement l’institution hôte dans le calendrier de tournée.
• Compléter certaines informations devant se trouver dans le contrat : les dates de présentation, le nom de la personne-ressource, le coût de location, etc.
• Joindre les documents pertinents, selon le cas (par exemple, la liste des objets et des œuvres, la liste du contenu de l’exposition, la liste de réservation, la lettre d’accompagnement et la facture pour le premier paiement).
• Répondre aux questions de l’institution hôte et coordonner les négociations.
• Si des changements sont convenus, réviser et produire un nouveau contrat.

On enverra par la suite deux copies du contrat pour signature. Il est bon de faire un suivi téléphonique deux ou trois semaines après l’envoi du contrat, afin de vérifier si le contrat est signé ou en voie de l’être. Après réception du contrat signé, on doit le faire contresigner et en retourner une copie à l’institution hôte. On peut alors entrer les informations à propos de l’institution hôte dans toutes les listes de vérification, bases de données et autres qui permettent de suivre la tournée de l’exposition.

Certains contrats sont relativement standard alors que d’autres contiennent des éléments spécifiques qui demandent des discussions sérieuses. Les contrats trop simples qui laissent de nombreuses questions non traitées et plusieurs situations sans procédure ne protègent correctement aucune des parties. D’un autre côté, les contrats trop compliqués pour être compris aisément créent des barrières et des problèmes.

Les contrats sont habituellement passés entre un producteur et une institution hôte. Si trois présentations sont prévues, il y aura trois contrats. Chaque institution prenant part au contrat doit être clairement identifiée et définie dans le premier paragraphe. L’exposition doit être désignée, de même que les dates de location. La liste des œuvres et des objets doit être à jour et complète. Quand des rotations s'avèrent nécessaires, cela doit être noté clairement dans la liste. On doit aussi préciser les responsabilités de chaque institution en ce qui concerne les assurances.

Contrat de location d’exposition (Fichier Word) Contrat de location d’exposition (Fichier PDF)

4.2.6 Le rapport d'incident

Pendant la présentation d’une exposition, il peut y avoir bris, usures et diverses détériorations, aux objets, aux œuvres ou au mobilier. Pour minimiser l’impact négatif de ces événements, l’institution qui présente l’exposition devrait avoir reçu des instructions claires sur ce qu’elle doit faire dans de tels cas.

Généralement, on lui demande de n’agir que si c’est nécessaire pour garantir la sécurité des visiteurs ou des œuvres et des objets. Dans certains cas, il peut être préférable de retirer un socle ou une vitrine. Cela arrive lorsque le bris est important au point de vue visuel ou qu’il représente un certain danger. Dans cette situation, la réparation doit être effectuée le plus tôt possible, et ce, avec l’approbation de l’institution productrice de l’exposition. Dans tous les cas, l’institution hôte doit contacter l’institution productrice de l’exposition dans les plus brefs délais. Elle doit aussi remplir un rapport d’incident.

Le rapport d’incident devrait toujours faire partie des éléments fournis à l’institution hôte. Cette dernière doit le remplir lorsqu’elle constate un bris ou une usure importante du mobilier, d'un objet ou d'une œuvre. Ce constat permettra de déterminer la nature du dommage.

Rapport d’incident (Fichier Word) Rapport d’incident (Fichier PDF)

4.2.7 Avant l'arrivé de l'expostion

Une lettre préalable à l’arrivée de l’exposition peut être envoyée à l’institution hôte environ six semaines avant le début de la présentation de l’exposition. Cette lettre fournira les derniers détails, mais elle servira aussi à rappeler les éléments importants.

Même si certaines conditions sont incluses dans le contrat, cela ne veut pas dire pour autant qu’on les a lues, comprises ou qu’on s’en souvient. Il ne faut pas craindre de répéter les conditions particulières, les obligations majeures, l’aide technique exigée, etc.

Parmi les éléments susceptibles d'être envoyés à ce moment, mentionnons le programme éducatif, les textes de l’exposition, des photographies, le guide de montage et le plan d’installation. Il est possible que certains de ces documents aient été envoyés plus tôt, au moment de la signature du contrat de location. Cela dépend à la fois des habitudes de l’institution qui produit l’exposition et des besoins de l’institution hôte.

Lettre d’accompagnement (Fichier Word) Lettre d’accompagnement (Fichier PDF)

4.3 Les assurances

La question des assurances se pose à la fois pour l’institution qui produit une exposition itinérante et pour celle qui la reçoit. En fait, le plan d’assurances ainsi que le contrat de location de l’exposition doivent préciser la responsabilité de chacun à cet égard.

La plupart du temps, l’institution qui produit une exposition itinérante la protège en tout temps par une assurance de type « tous risques », communément appelée « clou à clou ».

Il est possible d’utiliser la police principale du musée pour assurer une exposition itinérante, mais il faut faire attention à certains éléments. La valeur de l’exposition itinérante ne doit pas dépasser le montant global pour lequel les collections d’une institution sont assurées. Il faut alors inclure dans la police une clause s’appliquant aux expositions itinérantes. Comme cela fait augmenter le coût de la police principale, la plupart des institutions choisissent d’avoir un plan à part pour l’assurance de l’exposition.

Il faut aussi exiger des institutions hôtes une assurance responsabilité couvrant les pertes occasionnées par le feu, le vol, le vandalisme et la détérioration. Si l’institution qui reçoit l’exposition possède une assurance tous risques de valeur suffisante, cette précaution n’est pas nécessaire.

Dans tous les cas, une conversation avec votre assureur est à conseiller. Ce dernier vous demandera de lui indiquer la valeur de l’exposition, ou la valeur des objets et des œuvres, et de lui fournir une liste complète des valeurs assurables.

On peut – et on doit – assurer les œuvres, les objets, mais aussi le mobilier, les interactifs et tous les éléments nécessaires à la présentation de l’exposition. Dans ce dernier cas, on peut déclarer comme valeur la valeur de remplacement, laquelle est souvent moindre que la valeur de développement.

4.4 Le transport

Les objets et le mobilier d’exposition auront fort probablement à voyager durant de longues périodes et seront par conséquent soumis à un risque élevé de bris ou de dommages. C’est pourquoi le choix du type de transporteur est une décision importante à prendre lors de la planification. Cette décision aura aussi une incidence sur l’emballage .

Il est essentiel de bien connaître les avantages et les désavantages des différents moyens de transport afin de choisir le type de transporteur qui répondra le plus à vos besoins.

Voici les différents moyens disponibles :

Le camion-remorque 

Les camions-remorques sont utilisés fréquemment lors de la circulation d’expositions de grand format. Plusieurs compagnies se spécialisent dans le transport d’expositions et offrent même, dans certains cas, un service de dédouanement lorsque cela s'avère nécessaire. Faire appel à un service de transport spécialisé est un moyen coûteux mais extrêmement sécuritaire de faire circuler une exposition. Vous bénéficierez d’un camion muni d’une suspension hydraulique qui amortit les chocs et les vibrations et d’un système de contrôle des conditions ambiantes. De plus, les manutentionnaires sont formés et expérimentés dans le transport d’expositions.

Le camion (cube entre 14 et 28 pieds)

Même s’il est dédié généralement au transport de produits divers, le petit camion présente plusieurs avantages. Outre le fait qu’il soit économique, il est disponible facilement, rapide et muni d’une bonne suspension. Il offre une capacité de chargement et une maniabilité appréciables surtout pour l'accès au lieu de déchargement. Contrairement au camion-remorque, il n’est pas nécessaire d’avoir recours à une plate-forme ou à un débarcadère pour le chargement et le déchargement. De plus, ce type de camion peut être conduit par un membre du personnel de l’institution organisatrice (les manutentionnaires des compagnies de transport commercial ne sont généralement pas sensibilisés à la manipulation particulière qu’implique le déplacement des œuvres d’art ou des objets fragiles). Malgré les nombreux avantages du petit camion, il est suggéré d’encaisser les objets lorsqu’on utilise ce type de transport.

L’automobile et la fourgonnette

Les petits véhicules, comme l’automobile et la fourgonnette, restent des options de transport pour les expositions voyageant sur de courtes distances et contenant peu d’objets et de mobilier. C’est le cas pour les expositions constituées de panneaux didactiques et de photographies.

L'avion 

Généralement utilisé pour le transport international de longue distance, l’avion représente le moyen le plus rapide de faire voyager une exposition. La mise en caisse de l’exposition est évidemment requise. Certaines restrictions en ce qui a trait aux dimensions et au poids des caisses doivent toutefois être considérées. Par exemple, si l'on utilise un vol régulier, les caisses ne peuvent avoir plus de 63 pouces de haut (158 centimètres). Cette restriction ne s’applique pas à l'avion-cargo, ce type de transport étant cependant beaucoup plus coûteux.

Le bateau 

Le bateau est un moyen très lent mais peu coûteux de faire circuler une exposition outre-mer. Un conteneur peut être livré à l’institution productrice et celle-ci a la possibilité de l’aménager et de le remplir comme elle le souhaite. Généralement, il n'existe aucun contrôle des conditions dans ce type de transport.

L’avion et le bateau ont le désavantage de nécessiter l’utilisation d’un second moyen de transport, puisque l’exposition n’est pas livrée directement à l’institution hôte. Par conséquent, ils augmentent le nombre de transbordements et de manipulations.

La logistique du transporteur spécialisé

Lorsqu’on fait appel à un service de transport spécialisé, on doit déterminer si l’on désire un transport combiné ou exclusif. Dans un transport combiné, plusieurs objets ou expositions peuvent circuler dans le même camion. Cela diminue beaucoup les coûts. Il faut tenir compte de la distance à parcourir entre les deux points de transit et, par conséquent, prévoir un espace-temps raisonnable pour le transporteur entre les dates de fermeture et les dates d’ouverture de l’exposition.

Avant son départ, le transporteur devrait avoir en sa possession les documents suivants :

• un contrat stipulant l’adresse des différents points de transit, les dates et les heures (approximatives) des chargements et des déchargements, la sécurité, le contrôle des conditions ambiantes, l'équipement ou le personnel supplémentaire requis;
• un accusé de réception à faire signer par la personne-ressource de l’institution hôte dans chaque lieu de livraison.

La circulation de l'information

La communication entre l’institution organisatrice, l’institution hôte et le transporteur est essentielle au bon déroulement de la tournée et évitera plusieurs malentendus.

Il faut s’assurer d’avoir informé le transporteur :

• du nom, du titre, du numéro de téléphone et de télécopieur de la personne-ressource;
• de l’adresse exacte du lieu de déchargement et de la localisation du débarcadère;
• de la façon de procéder lors de l’arrivée à l’institution hôte (le chauffeur doit-il se présenter au poste de contrôle? Y a-t-il une sonnette?);
• de la distance à parcourir entre chaque point de transit.

Certains aspects doivent également être éclaircis :

• Le transporteur doit-il déposer les caisses vides dans un entrepôt? Si oui, a-t-il les directives pour s’y rendre?
• Le stationnement dans la rue est-il autorisé par la ville? Si non, vous devez vous procurer un permis.

Il ne faut jamais hésiter à vérifier que le service pour lequel on paye est bien rendu. L’inspection du camion pour s'assurer qu’il possède les caractéristiques convenues n’est pas superflue.

4.4.1 L'entreposage

L'entreposage

Gracieuseté du Musé canadien des civilisations
Photo : Myriam Proulx, 2004

Les gestionnaires de tournée souhaitent éviter d’avoir recours à l’entreposage. Cependant, il est bien souvent un mal nécessaire. On peut avoir à entreposer l’exposition pour quelques mois, à la suite d’une annulation ou d’un trou dans le calendrier, par exemple. On peut aussi avoir à l’entreposer quelques semaines, voire quelques jours, si on n’a pas réussi à faire coïncider parfaitement la date de fermeture dans une institution et la date d’ouverture dans l’institution suivante. Finalement, il se peut aussi qu’on doive envisager d’entreposer les caisses vides.

Avant que l’exposition quitte vos murs, son entrepôt ou l’institution où elle a été présentée vers une nouvelle destination, il est essentiel de savoir :

• si l’exposition devra être entreposée ou non avant et après la présentation, et si oui, pour combien de temps;
• si le destinataire est en mesure de fournir un espace d’entreposage adéquat et suffisamment grand en attendant le montage;
• s’il lui est possible d’entreposer les caisses vides durant toute la période de présentation de l’exposition.

Malheureusement, dans la majorité des cas, l’espace d’entreposage se fait rare dans les institutions muséales. Il faut donc souvent se tourner vers la location d’un entrepôt commercial à proximité de l’institution hôte. Cette solution entraîne cependant des coûts et une planification supplémentaire. En effet, en optant pour la location d’un entrepôt commercial, il faut déterminer qui assume les coûts de transport entre l’institution hôte et l’entrepôt, planifier le déchargement à l’entrepôt, etc.

Voici quelques points qui devraient être considérés lors du choix de l’entrepôt :

• le coût de location;
• la sécurité de l’entrepôt : la présence d’un système d’alarme;
• le contrôle des conditions ambiantes : la possibilité de contrôler la température et l’humidité relative;
• les assurances : coût et couverture.

Quand on doit entreposer régulièrement les caisses (qu’elles soient vides ou pleines), il vaut mieux qu’elles soient aisément repérables. Les caisses d’une même exposition doivent toutes être de la même couleur, et de préférence de couleur vive.

La récupération des caisses vides, moyennant certains coûts supplémentaires, peut également être envisagée comme une solution pour pallier le problème d’entreposage.

4.4.2 L'emballage

Musée d'art contemporain de Montréal

L’emballage d’une exposition itinérante représente une étape importante. Le type de transporteur choisi, la nature, l’état de conservation, le poids et les dimensions des objets influenceront le type d’emballage, tout comme le type de mobilier et l’importance de l’exposition.

Deux types d’emballage sont généralement employés. Il s’agit de la mise en caisse et de l’emballage souple.

La mise en caisse

La mise en caisse est une option d’emballage fréquemment utilisée lorsqu’il est question du transport d’une exposition itinérante. La caisse de transport a pour fonctions principales :

• de protéger les objets contre les variations de température et d’humidité relative;
• de défendre les objets contre les agents biologiques;
• de stabiliser les objets grâce au calage;
• d’augmenter la résistance aux chocs et aux vibrations.

La caisse de transport doit avoir les caractéristiques suivantes :

• une enveloppe résistante;
• une conception qui facilite le déballage et le remballage;
• l’étanchéité afin de limiter les variations de température et d’humidité relative.

Pour faciliter la manutention d’une caisse, il est important :

Caisse avec support cylindrique

Musée d'art contemporain de Montréal

• de prévoir des poignées;
• de prévoir des patins, lesquels rendent l’usage des équipements de manutention plus facile et surélèvent les caisses du sol, ce qui les protège contre l’humidité;
• de reconnaître visuellement l’ouverture de la caisse et le sens dans lequel la manipulation doit être faite;
• de prévoir une ouverture latérale pour les objets lourds.

Les roulettes facilitent la manutention. Cependant, elles ont tendance à compliquer le chargement des camions et l’entreposage parce qu’elles rendent les caisses plus difficiles à empiler. Aussi, plusieurs ont tendance à bannir les roulettes de leurs caisses de transport.

Plusieurs types de caisses peuvent être employés pour le transport d’expositions, d’objets ou d’œuvres :

• les caisses en bois;
• les caisses en ABS;
• le plateau de tableau;
• les caisses en Coroplast ;
• les caisses avec support (cylindre de plastique ou pièces de bois);
• les caisses en carton ondulé triple cannelure.

Lors de la conception et de la fabrication des caisses, les dimensions et le poids des divers éléments constituent des informations essentielles. Il faut absolument connaître :

• les dimensions de chacune des pièces à emballer : œuvres, objets, éléments de mobilier;
• le poids de chaque pièce;
• les dimensions des portes que la caisse aura à franchir;
• les dimensions de l’ouverture des portes du véhicule de transport;
• les dimensions internes du véhicule de transport;
• la capacité de chargement du véhicule de transport.

Quand il n’est pas possible de connaître à l’avance les dimensions de toutes les ouvertures qu’une caisse aura à franchir, on peut se référer au plus petit dénominateur commun. Par exemple, on considère généralement qu’une caisse de 32 pouces de largeur (81 centimètres) pourra franchir la très grande majorité des ouvertures, y compris celles qui s’éloignent des standards. Cela est vrai aussi pour les édifices anciens.

En ce qui a trait aux expositions itinérantes pour lesquelles on prévoit des tournées internationales, la mise en caisse s’impose. Certaines restrictions quant aux dimensions doivent cependant être respectées. Par exemple, lors du transport par avion, la hauteur de la caisse ne doit jamais excéder 63 pouces ou 158 centimètres.

Il faut apposer, peindre ou sérigraphier sur chaque caisse certaines informations essentielles. De façon générale, les informations suivantes devraient se trouver à la fois à l’extérieur de chacune des caisses et dans la liste du contenu des caisses :

• le numéro de la caisse, toujours accompagné du nombre total de caisses (exemple : caisse 1/10);
• le titre de l’exposition;
• le poids de la caisse;
• le nom et l'adresse du producteur;
• le nom et l'adresse du destinataire (institution hôte);
• les indications spéciales et les pictogrammes.

La caisse constitue en quelque sorte un microclimat. Autant que possible, on doit tenter de contrôler la température et l’humidité à l’intérieur de la caisse. Pour ce faire, il est nécessaire d’utiliser les matériaux appropriés. Par exemple, un capitonnage de la caisse en mousse de polystyrène extrudé aide à contrôler la température. Pour assurer l’étanchéité de la caisse, il est suggéré d’apposer une bande de caoutchouc sur les arêtes de son ouverture. De plus, on améliore le contrôle de l’humidité relative en insérant du gel de silice dans la caisse. On peut aussi tamponner l’intérieur avec des matériaux qui ont la capacité d’absorber rapidement l’humidité, tels que le bois, le carton ou le papier.

Le calage des objets lors de la mise en caisse est indispensable car il contribue à diminuer les risques de bris. Les objets sont ainsi mieux protégés contre les vibrations et les chocs qui surviennent inévitablement durant le transport. À cette étape du processus, il est souhaitable d’immobiliser ou d’emballer individuellement les pièces mobiles. Pour éviter le frottement de l’objet contre la mousse de calage, il est suggéré d’envelopper l’objet de papier de soie sans acide ou d’une pellicule de plastique comme le polyester ou le polypropylène. En outre, aucune partie de l’objet ne devrait être en contact avec les parois de la caisse. Il existe plusieurs types de matériaux de calage ou de rembourrage. Les matériaux à privilégier sont ceux qui possèdent une haute densité et un pouvoir d’absorption de l’humidité et des chocs.

L’emballage souple

Un exemple d'emballage souple

Musée d'art contemporain de Montréal

Les matériaux suivants sont employés pour l’emballage souple :

• le plastique à bulles;
• le polythène;
• la mousse de polyéthylène;
• les couvertures.

Tous les emballages devraient être identifiés avec le titre de l’exposition ou un numéro pour faciliter l’étape du remballage. Par ailleurs, si l’objet, l’œuvre ou l’élément de mobilier doit être stabilisé dans le camion ou dans la caisse, il est très important que le système de maintien (sangles, cordes, ficelles, élastiques, etc.) ne soit jamais en contact direct avec lui.

Il faut éviter de jeter les emballages plastiques, car ils peuvent contenir des fragments d’un objet qui se serait brisé lors du transport ou des menus objets qui seraient passés inaperçus lors du déballage. De plus, l’institution productrice peut exiger que le remballage s’effectue dans les mêmes conditions et avec les mêmes emballages que lors de l’arrivée de l’exposition.

Si l'on désire obtenir de plus amples renseignements sur les matériaux utilisés lors de l’emballage, le Centre de conservation du Québec a produit une base de données qui fournit les fiches techniques des divers matériaux disponibles, notamment pour l’emballage.

Voici l’adresse électronique pour y accéder :

http://preservart.ccq.mcc.gouv.qc.ca

Exposition itinérante Autour de la mémoire et de l’archive [About Memory and Archive] à la Dalhousie Art Gallery, Halifax, Nouvelle- Écosse, 6 août 2002.

La plus grande prudence s'impose lorsqu'on sort les pièces des caisses

Musée d’art contemporain de Montréal

La manipulation des objets

Il est important d’analyser l’état de l’objet ou de l’œuvre et de repérer ses points fragiles avant de le manipuler. Le port de gants de coton est nécessaire. Certains objets ont une surface lisse et glissante; les gants de nytril ou comportant un antidérapant peuvent constituer une solution. Il ne faut pas hésiter à demander de l’aide si l’objet à déplacer est trop lourd ou trop fragile.

Chaque déplacement d’un objet, que ce soit à l’intérieur de l’institution productrice ou de l’institution hôte, requiert une planification. Il faut toujours se poser les questions suivantes :

• Le lieu d’accueil des objets a-t-il été préparé et libéré?
• Le trajet à emprunter pour s’y rendre est-il dépourvu d’obstacles?
• Un accompagnateur est-il nécessaire pour ouvrir les portes?
• Les objets à déplacer passent-ils facilement dans les portes à franchir?
• Le support de transport et les matériaux de calage sont-ils préparés?

4.5 Le montage et le démontage

Le début du montage de l'exposition itinérante Museum Circus

Centre d'exposition d'Amos

Montage de l'exposition itinérante Trevor Gould : Poser pour le public au Centre d'exposition d'Amos, Amos, Québec, 20 février 2002.

La fin de l'installation de l'exposition

Musée d'art contemporain de Montréal

Les montages et les démontages représentent des temps forts dans la tournée d’une exposition. Ils sont souvent l’aboutissement de quelques années de planification. Ils débutent quand l’exposition arrive à destination et se terminent avec son expédition vers une nouvelle destination. La plus grande attention doit être portée lors de ces étapes, car c’est à ce moment que surviennent la plupart des dégradations.

On devra d’abord vérifier les équipements du nouveau lieu d’accueil, qu’il s’agisse d'un quai de déchargement, d'un monte-charge, d'un chariot élévateur, et ainsi de suite. On doit aussi vérifier les conditions d’entreposage de l’exposition. Il est souhaitable qu’elles soient analogues à celles des salles d’expositions. Il est également important de voir au respect de toutes les clauses du contrat, surtout des clauses liées au délai d’acclimatation des caisses.

L’étape suivante est le montage. Est-il nécessaire que l’institution productrice installe et démonte elle-même son exposition itinérante? La réponse varie selon le type d’exposition itinérante, les objectifs à atteindre et l’expertise disponible dans l’institution hôte. Les expositions composées essentiellement de panneaux didactiques, par exemple, n’ont pas forcément besoin d’accompagnement. Chose certaine, il faut savoir ce que l’on fera dès la planification de l’exposition, puisque ce point a un impact majeur sur les coûts. Le choix d’envoyer un ou des représentants de l’institution hôte n’est qu’un moyen parmi d’autres de contrôler la qualité d’une exposition et d’assurer la sécurité des œuvres et des objets.

Pour bien préparer un montage, il faut au préalable réaliser un plan d’installation, sous forme de maquette ou de plan de surface. Si on ne le fait pas, on doit au moins fournir à l’institution hôte tous les éléments pour qu’elle puisse le faire. En vue de faciliter le travail, la liste du contenu des caisses, les rapports de condition et un guide d’installation représentent des outils précieux. L’ajout d’une boîte à outils adaptée aux particularités de l’exposition peut aussi s'avérer utile. Lorsque cela est possible, un entretien léger devrait se faire au fur et à mesure de la progression de la tournée. Les retouches de peinture, le remplacement d’étiquettes et la consolidation du mobilier constituent des réparations qui peuvent aisément se faire lors du montage.

En ce qui concerne le démontage, cette étape peut être effectuée plus souvent par l’institution hôte sans aide. Les conditions à respecter sont alors les suivantes :

• Le personnel de l’institution hôte qui a collaboré au montage est le même que celui qui effectuera le démontage.
• Le représentant de l’institution productrice a pris le temps, lors du déballage et de l’installation, de donner les instructions nécessaires à l'exécution du travail en sens inverse.
• Le contenu des caisses et des emballages est noté clairement.
• Un guide de démontage comprenant des illustrations ou des photographies des principales étapes à accomplir accompagne l’exposition.

Le scénario de montage est un exemple de confirmation qui peut être envoyée à tous les intervenants d’un montage, soit l'institution hôte, le transporteur et le personnel accompagnateur. Il précise l’horaire de toutes les opérations de montage et de démontage.

Scénario de montage (Fichier Word) Scénario de montage (Fichier PDF)

4.5.1 Liste de vérification

Pour chaque présentation, il faut contrôler un certain nombre d’éléments. Assurez-vous d’avoir franchi toutes ces étapes avant le départ de l’exposition.

4.6 L'évaluation

Pour être en mesure d’évaluer correctement l’impact d’une exposition et d’en améliorer la qualité, il faut prévoir une étape de travail permettant de connaître l’appréciation des institutions qui ont reçu notre exposition et de leurs visiteurs.

L’évaluation d’une exposition itinérante doit tenir compte de la satisfaction des institutions hôtes et de leurs publics. Elle peut se faire au moyen d’un sondage que l’on fait parvenir à l’institution hôte, accompagné de consignes pour qu’elle le fasse remplir par un certain nombre de ses visiteurs.

L’évaluation fait partie du dialogue entre l’institution qui produit une exposition itinérante et celle qui la reçoit. Il est important de créer l’occasion d’une communication ouverte à propos des éléments de satisfaction et d'insatisfaction de l’institution hôte. En consignant ces observations, en les faisant circuler auprès de l’équipe du projet (des concepteurs aux monteurs), on peut éviter de répéter des erreurs.

Sondage (Fichier Word) Sondage (Fichier PDF)

4.6.1 Le rapport sur la publicité et la fréquentation

Il est d’usage que l’institution qui reçoit une exposition itinérante remplisse un rapport sur la publicité et la fréquentation. Ce rapport peut comprendre divers éléments : une revue de presse, les chiffres de la fréquentation, les commentaires des visiteurs, des renseignements sur les événements spéciaux.

L’institution qui produit l’exposition fournit généralement un formulaire à remplir. Au moment de préparer ce formulaire, il est important d’inclure des questions qui permettront d’avoir en main les informations nécessaires pour remplir les rapports auprès des subventionnaires et des commanditaires du projet.

Rapport sur la publicité et la fréquentation (Fichier Word) Rapport sur la publicité et la fréquentation (Fichier PDF)

4.7 Liste de vérification

Dans la préparation et la mise en œuvre d’une tournée d’exposition, il faut accomplir les étapes suivantes

5 Le démantèlement d’une exposition itinérante

Après la tournée, vient le moment du démantèlement de l’exposition. C’est bien souvent une étape qu’on a tendance à sous-estimer, quand ce n’est pas carrément à l’oublier. Il est important de prévoir du temps - et de l’argent- pour cette ultime et importante étape.

Grâce à l’implication de l’École d’Architecture de l’Université Laval, l’exposition Architectures du XX e siècle au Québec a trouvé une seconde utilité en devenant un outil pédagogique pour les étudiants de cette école.

Musée de la civilisation
Photo : Pierre Soulard

Dans le cas d’une exposition itinérante, le long intervalle de temps qui sépare la production de l’exposition de son démantèlement est une donnée qui vient compliquer la tâche du gestionnaire. Le mobilier, les supports, le décor, le matériel audio-visuel et multimédia, et le matériel didactique et d’animation ne peuvent, la plupart du temps, être conservés tels quels pour une utilisation ultérieure dans une autre exposition. On tentera alors, soit de démanteler l’exposition en conservant ce qui peut l’être, soit de la vendre, de la donner, ou d’en tirer un autre usage.

Il faudra aussi prévoir le retour des objets et des œuvres. Il y a lieu, également, de faire l’archivage des éléments importants relatifs à la tournée de l’exposition. C’est aussi l’heure de l’évaluation et des bilans.

5.1 Le retour des objets

Lorsqu’on retire un objet d’une exposition, soit parce que sa tournée est terminée, soit parce qu’il fait partie d’un programme de rotation, on doit établir un rapport de condition. On devra ensuite estimer si un nettoyage et une restauration légère sont nécessaires. Puis, on pourra appliquer la procédure de remise en réserve ou le retour vers le prêteur. Il ne faut pas oublier de mettre à jour toutes les bases de données et les listes où l'on trouve cet objet.

S'il est vrai que le retour d’un objet est relativement simple, en revanche, le retrait de tous les objets d’une exposition, lors du démantèlement, est beaucoup plus complexe. Il peut demander des dizaines d’heures de travail au responsable des expositions itinérantes. Il requerra également d’autres membres du personnel du musée (techniciens, conservateurs, archivistes) une somme de travail non négligeable. Il est donc préférable que toutes les personnes touchées soient au courant, le plus longtemps possible à l’avance, du moment où cette charge de travail se produira.

Quand l’exposition comporte de nombreux prêts, il faut aussi coordonner l’emballage et le retour des pièces vers les prêteurs. Il est souvent nécessaire de refaire de nouveaux emballages, les caisses de tournée ne convenant pas au retour d’une ou de quelques pièces seulement. Cette étape peut entraîner des coûts importants qu’il vaut mieux avoir prévus dans le budget.

5.2 L'aliénation des expositions

À la suite de sa présentation au Musée de la civilisation, Drogues, une exposition qui voyage est partie en tournée. L’unité mobile s’est rendue dans 67 villes.

À la fin de la tournée, le contenu de l’exposition a été adapté pour devenir un guide d’activités pour les intervenants jeunesse.

Musée de la civilisation

La production d’une exposition itinérante représente des coûts importants. On souhaiterait donc pouvoir réutiliser le maximum d’éléments. Hélas, le mobilier, les éléments de décor, le matériel graphique et audiovisuel, etc., peuvent être trop spécifiques ou trop usés pour pouvoir être réemployés aisément.

À moins d’avoir, dès le départ, conçu un plan de réemploi, la meilleure solution consiste généralement à démonter et à examiner les pièces, les supports, le décor, le matériel audiovisuel et multimédia et le matériel didactique et d’animation afin d’imaginer pour eux une possible seconde vie.

Une bonne planification peut cependant nous aider à effectuer l’aliénation d’une exposition dans un cadre écologique. Certaines institutions se sont dotées d'une politique d’aliénation des expositions, ce qui donne un cadre à cette procédure et balise une réflexion qui a souvent ses racines au moment de la planification du projet.

Dans certains cas, on a pu observer la vente d’expositions en fin de vie. Il s’agit le plus souvent d’expositions disposant d'un mobilier, d’interactifs ou de moyens didactiques élaborés et dont les objets peuvent être remplacés par ceux d’une collection similaire. Le don de la totalité ou d’une partie de l’exposition est également une pratique possible.

En terminant, mentionnons que les caisses d’exposition, si elles ont été conçues selon un standard susceptible de s’appliquer à d’autres expositions itinérantes, peuvent presque toujours être récupérées.

5.3 Liste de vérification

Pour démanteler une exposition itinérante, il faut franchir les étapes suivantes :

6 Bibliographie et ressources

6.1 Bibliographie

Documents, manuels de référence

Association des musées canadiens. Les échanges d’expositions au Canada : analyser les obstacles et trouver des solutions, rapport du Symposium de novembre 1998 sur les échanges d’expositions au Canada, Ottawa, Patrimoine canadien, 1998, 44 p.

Buck, Rebecca A.; Allman Gilmore, Jean. On the Road Again : Developing and Managing Traveling Exhibitions, American Association of Museums, 2003, 158 p.

Collectif d’auteurs. Touring Exhibitions, sous la direction de Mike Sixsmith, Grande-Bretagne, 1995, 237 p.

Crawford Coats, Victoria. Seeking Synergy : Creating a Museums Collaborative that Works, Portland, Oregon Museum of Science and Industry, 1994, p. 28-32.

Lemay, Nicole. Étude concernant les expositions itinérantes au Québec, présentée au ministère du Patrimoine canadien, région du Québec, 21 octobre 1997, 85 p.

Forest, Michel; Viens, Jacques. Le Défi de l’exposition itinérante : vue d’ensemble et expérience pratique, Montréal et Québec, Société des musées du Québec et Musée de la civilisation, 1990, 228 p.

Tremblay, François; Wright, Allegra; Meeter, Han. « Exhibition budgeting / Budgéter une exposition », International Committee for Exhibition Exchange (ICEE), IICOM-ICEE, 1997, 134 p.

Périodiques, articles

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Anon. « Museums building partnerships », Museum News, vol. 76, nº 3, mai-juin 1997, p. 38-46, 67.

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Ansel, Joe. « Profitmaking and entertainment, not education, increasingly guiding choice of travelling exhibit », ASTC Newsletter, vol. 22, nº 4, juillet-août 1994, p. 9-12.

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Cabaret, Michel. « La diffusion des expositions de culture scientifique », Lettre de l’OCIM, nº 27, mai-juin 1993, p. 14-16.

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Clairy, Joel. « L’objet dans l’exposition itinérante », Lettre de l’OCIM, nº 26, mars-avril 1993, p. 9-11.

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« Mesures d’urgence pour les établissements culturels : introduction », Ottawa, Patrimoine canadien, Institut canadien de conservation, note de l’ICC 14/1.

« Mesures d’urgence pour les établissements culturels : détermination et réduction des risques », Ottawa, Patrimoine canadien, Institut canadien de conservation, note de l’ICC 14/2.

Mott, Eileen. « Sortir du musée : les expositions itinérantes », Museums Internationnal, vol. 45, nº 4, 1993, p. 31-34.

Pignon, Corinne. « Voyage d’expositions », Musées et Collections publiques de France, nº 3, septembre 1994, p. 6-11.

Roquenard, Anne. « Moments à hauts risques », Musées et Collections publiques de France, nº 3, septembre 1994, p. 12-15.

Sixsmith, Mike. «Travelling hopefully towards new standards », Museum Development, juillet-août 1993, p. 31-33.

Slivak, Barbara. « Getting the shows on the road : The role of traveling exhibits in a museum plan », Hand to Hand, vol. 8, nº 4 hiver 1994, p. 4-5, 7.

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Sonrier, Marie-Agnès; Humbert, Jean-Michel. « Le musée hors ses murs », Musées et Collections publiques de France, nº 204, septembre 1994, p. 4-25, 43-44.

Ward, Lorraine. « Science on tour », Museums Journal, vol. 98, nº 10, octobre 1998, p. 37.

Wheatcroft, Penny; Haselden, Nigel. « A moving experience », Museums Journal, vol. 92, nº 11, novembre 1992, p. 24-25.

6.2 Ressources Internet

Ressources générales :

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http://www.ala.org/ala/acrl/acrlstandards/guidelinesborrowing.htm

Ellen, S.; Dunlap, Chair. Guidelines for Borrowing Special Collection Materials for Exhibition, RBMS Ad Hoc Committee for Developing Guideline for Borrowing Collection Materials for Exhibition, 1990, 7 p.

Institut canadien de conservation (ICC) http://www.cci-icc.gc.ca/
Notes de l’ICC

International Council of Museums / Conseil international des musées (ICOM) http://www.icom.museum

Société des musées du Québec (SMQ) http://www.musees.quebec.museum
Blais, Jean-Marc. Réflexions et Analyses. Gérer la création et le développement d’une exposition, Montréal, Société des musées du Québec, 2001.

Compagnie de transport spécialisé :

Affiliated
http://www.affiliated.ca/fr/default.asp

Artrope
http://www.artrope.com

Pacart
http://www.pacart.ca

Service de transport spécialisé (STE)
http://www.cci-icc.gc.ca/services/exhibit_f.shtml

Trans Art
http://www.transartinc.com/

Convoyage :

Société des musées du Québec (SMQ) http://www.musees.quebec.museum
Toupin, Sylvie. Réflexions et Analyses. L’ABC du convoiement à l’international, Montréal, Société des musées du Québec, 2003.

Sources de financement :

Développement économique, Innovation et Exportation
Programme de soutien à la promotion de la culture scientifique et à la relève en science et technologie
http://www.mderr.gouv.qc.ca/

Ministère de la Culture et des Communications du Québec
http://www.mcc.gouv.qc.ca/programme/institutions_museales2.htm

Patrimoine Canada
Programme d’aide aux musées (PAM)
http://www.pch.gc.ca/progs/pam-map/pubs/2003/02_f.cfm

Assurances et indemnisation :

Ministère de la Culture de l’Ontario www.culture.gov.on.ca
L’assurance d’un musée, Ministère de la Culture de l’Ontario, 2003, Note nº 5.
http://www.culture.gov.on.ca/french/culdiv/heritage/munote5.htm

Patrimoine canadien
Programme d’indemnisation pour les expositions itinérantes au Canada
http://www.patrimoinecanadien.gc.ca/progs/pei-trx/index_f.cfm

Matériaux :

Centre de conservation du Québec
Base de données Préserv'Art
http://preservart.ccq.mcc.gouv.qc.ca