Les expositions itinérantes :
guide à l'usage des gestionnaires de tournée

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4 La tournée

• 4.1 La tournée internationale
  • 4.1.1 Le convoyage international
• 4.2 La gestion de la tournée
  • 4.2.1 Le formulaire d'intéret
  • 4.2.2 La vérification des espaces et des services
  • 4.2.3 Le suivi des prêteurs
  • 4.2.4 La liste du contenu des caisses
  • 4.2.5 Le contrat de location de l'exposition
  • 4.2.6 Le rapport d'incident
  • 4.2.7 Avant l'arrivé de l'expostion
• 4.3 Les assurances
• 4.4 Le transport
  • 4.4.1 L'entreposage
  • 4.4.2 L'emballage
• 4.5 Le montage et le démontage
  • 4.5.1 Liste de vérification
• 4.6 L'évaluation
  • 4.6.1 Le rapport sur la publicité et la fréquentation
• 4.7 Liste de vérification

La tournée d’une exposition itinérante est un moment de partage entre l’institution qui a produit une exposition et l'institution qui la reçoit. Elle est aussi un moment de rencontre avec un tout nouveau public, celui du lieu hôte. Pour que ce partage et cette rencontre puissent avoir lieu dans le respect de l’exposition, de ses œuvres, de ses objets, de son message et des intentions de ses concepteurs, on ne dira jamais assez l’importance de l’écoute, de la communication et de la souplesse. Les tâches de gestion rattachées à la tournée d’une exposition sont nombreuses, parfois complexes, toujours importantes, mais elles ne doivent pas faire perdre de vue ces éléments essentiels.

La réalisation d’une tournée d’exposition comporte deux aspects distincts. Le premier aspect est lié à la gestion de la tournée. En plus des tâches propres à la réalisation de n'importe quelle exposition, comme la négociation des emprunts et des assurances, l’établissement d’un budget, d'un plan de travail, d'un programme de conservation et d'une stratégie promotionnelle, de nouvelles exigences s’imposent. Il faut voir à la création d’un circuit, à la négociation des contrats avec les institutions hôtes et à la planification des transports.

Le deuxième aspect d’une tournée d’exposition est composé de l’organisation et du suivi des diverses présentations. On parle alors d’emballage, de coordination des transports, de la préparation des envois, d’organisation des montages et des démontages ainsi que d’entretien de l’exposition.

Gérer une tournée d’exposition, c’est aussi s’appliquer à diminuer les risques, qu’ils soient financiers ou physiques. Le fait de protéger adéquatement les objets et les œuvres et celui de viser à faire de chaque présentation un succès selon les critères des deux institutions en cause demeurent les objectifs du responsable d’une tournée.