Les expositions itinérantes :
guide à l'usage des gestionnaires de tournée

Page précédente Table des matières Liste des outils Page suivante

2.3 Prendre les bonnes décisions

Avec la multitude d'aspects à planifier, à considérer et à analyser, il n'est pas toujours facile de prendre les bonnes décisions. Chacun des points suivants doit faire l'objet d'une décision réfléchie… et surtout, il est nécessaire de bien comprendre pourquoi on prend ces décisions. La connaissance des motivations permet d'ajuster le tir au fur et à mesure qu'évoluent la production et la tournée de l'exposition.

Les questions sont présentées dans l'ordre où, normalement, on doit y répondre. Chaque élément influence en effet les éléments suivants :

Pourquoi cette exposition itinérante est-elle produite?

Quels sont les objectifs de l'institution? Cette exposition présente-t-elle un intérêt suffisant pour le public? pour les autres institutions?

Le sujet est-il pertinent pour une tournée?

Il peut être intéressant de faire des tests pour vérifier ce point. On peut en parler autour de soi, sonder les autres institutions. Le thème doit pouvoir toucher un public à l'extérieur de votre communauté.

Sur quel territoire l'exposition circulera-t-elle?

Il faut connaître le mieux possible le marché auquel on s'adresse si l'on veut bâtir une exposition susceptible d'intéresser ces communautés. Le territoire peut être :

Quelle est la superficie de l'exposition?

Le format est déterminant. Il doit avoir un lien logique avec le sujet proposé (nombre d'objets, ampleur de la thématique) et le marché visé.

Quelle est la durée de vie envisagée de l'exposition ?

Pour prendre cette décision, il faut tenir compte du type d'objets qui circulent et du territoire visé. Normalement, plus le territoire est vaste, plus l'exposition peut circuler longtemps. Les expositions en sciences et en sciences naturelles donnent souvent lieu à des tournées d'une durée variant de 5 et à 10 ans (certaines thématiques nécessitent cependant des mises à jour périodiques). Cela dépasse rarement de 2 à 3 ans pour les expositions en art. La réponse à la question de la durée sera déterminante quand il s'agira de négocier les emprunts, d'effectuer le design du mobilier, de concevoir les interactifs et de choisir les matériaux.

Le montage et le démontage de l'exposition seront-ils autonomes ou exécutés en présence d'un membre du personnel du musée producteur (conservateur, technicien, etc.)?

La présence d'un membre du personnel du musée producteur est généralement nécessaire. Cependant, on peut envisager un montage ou un démontage autonomes pour certains types d'expositions ou dans certaines conditions.

Utilisera-t-on un transport spécialisé ou régulier?

La taille de l'exposition, le type d'objets transportés et le genre de mobilier déterminent la catégorie de transport nécessaire.

Est-ce que les lieux où ira l'exposition sont connus ou l'itinéraire s'établira-t-il au fil de la tournée?

Si l'on connaît déjà les lieux où sera présentée l'exposition ou si l'on en a une idée assez précise, on doit s'assurer que l'exposition correspond parfaitement à leurs besoins. Dans ce cas, le design doit être conçu en fonction des différents plans de salle.

Dans la plupart des cas, cependant, surtout en ce qui concerne les expositions plus modestes, l'itinéraire sera complété après la production. Il faut donc faire montre de la plus grande souplesse et de la plus grande polyvalence possible.

2.3.1 Le format

Quelle est la superficie de l'exposition?

Le choix de la superficie de l'exposition s'effectue en fonction de plusieurs critères. Il faut, bien sûr, tenir compte du nombre de thèmes, d'objets ou d'œuvres que l'on souhaite présenter. Par exemple, dans le cas d'une exposition thématique, on considère généralement que l'équivalent de 50 sous-thèmes (50 panneaux didactiques et 50 vitrines de taille moyenne) constitue une norme confortable pour une exposition d'environ 200 m². Il ne faut pas non plus négliger d'examiner la taille des salles disponibles. Le budget établi pour le transport guidera également la décision à prendre.

Si l'on envisage la réalisation d'une exposition thématique de plus de 200 m² (c'est encore plus vrai pour les expositions de 400 m², 600 m² ou 800 m²), on devrait déjà avoir ciblé des salles et sondé leur intérêt. En effet, les salles de cette dimension sont plus rares, que ce soit au Québec, au Canada ou même ailleurs. Par contre, elles reçoivent des expositions ayant une plus grande envergure et sont prêtes à payer plus pour la location. La qualité de l'exposition empruntée (interactivité, collections exceptionnelles, aspect spectaculaire) doit cependant être au rendez-vous. En gros, on peut se baser sur une règle simple pour résoudre l'équation entre la taille de l'exposition et les conditions de présentation : plus l'exposition est petite, plus le nombre de salles où elle peut être présentée est élevé... mais plus le budget de location de ces institutions est limité.

Les expositions à géométrie variable peuvent constituer une option intéressante pour convenir à une diversité de lieux. Il est possible de préparer une exposition (si on le prévoit à l'avance) se déclinant en deux ou trois versions (50 m² – 100 m² – 150 m², par exemple).

2.3.2 L'accompagnement

Le montage et le démontage de l'exposition seront-ils autonomes ou exécutés en présence d'un membre du personnel du musée producteur?

La présence d'un membre du personnel du musée au moment du montage ou du démontage est un élément déterminant quand il s'agit de calculer le coût d'une tournée. Cela aura aussi une incidence sur le tarif de location à demander.

En contrepartie, si l'on veut réduire les coûts, donc limiter ou éliminer la présence d'un accompagnateur, il faut penser l'exposition en conséquence. Il ne devra pas y avoir d'objets précieux ni de mobilier coûteux ou fragile. De plus, il faudra prévoir des coûts supplémentaires au moment de la production :

Les expositions traditionnelles ne peuvent faire l'économie d'un accompagnateur. Cependant, si vous faites circuler une exposition contenant uniquement des panneaux didactiques, des reproductions, des affiches ou des objets du quotidien, il est possible de s'en passer… en recourant à un design d'exposition conçu en conséquence.

2.3.3 Le choix du transporteur

Utilisera-t-on un transport spécialisé ou régulier?

Il est important de réfléchir au transport au moment de la planification de l'exposition. Le choix du type de transport dépend du degré de sécurité exigé et il a une grande importance dans le budget de mise en circulation. Les décisions concernant le transport ont forcément un lien étroit avec le type d'expositions que l'on produit. Si, par exemple, une exposition doit être expédiée dans un camion climatisé, mais que le budget n'a prévu des fonds que pour un camion standard, il apparaît comme évident qu'on fera face à un problème financier.

Pour déplacer une exposition, il est possible de louer un camion commercial et de s'occuper soi-même du transport ou alors de faire appel à un service de transport, spécialisé ou non. Avant d'arrêter son choix sur l'une ou l'autre des options, il faut analyser et considérer les aspects suivants :

La réponse à ces questions permettra de déterminer le moyen de transport le plus approprié.

2.3.4 L'emballage  

A-t-on l'intention de faire des caisses?

Bien que la fabrication des caisses de transport s'avère généralement assez coûteuse, elle offre les avantages suivants :

Cependant, utilisation de caisses rime souvent avec problèmes d'entreposage! En effet, peu d'institutions sont en mesure de fournir un espace d'entreposage suffisant. La location d'un entrepôt devient alors la solution coûteuse. Dans ce cas, il faut aussi prévoir les coûts liés au transport des caisses entre l'entrepôt et le musée de même que les coûts de manutention.

Même s'il est possible de faire voyager l'exposition sans caisse, il est important de se rappeler que tous les objets et éléments de l'exposition doivent pouvoir bénéficier d'une forme de protection. Puisqu'ils sont amenés à voyager sur une longue période, un bon emballage maximisera les chances d'atteindre un objectif important, celui de les retrouver dans le même état à la fin de la tournée.