Les expositions itinérantes :
guide à l'usage des gestionnaires de tournée

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3.2 Le matériel complémentaire

La réalisation de matériel complémentaire s’inscrit dans la production de l’exposition. Ainsi, on s’assure d’une image cohérente de l’exposition et de ses différents dérivés. En effet, il ne faut pas oublier qu’une exposition itinérante s’inscrit souvent dans une logique plus commerciale où l’on doit penser à convaincre et à satisfaire les nouveaux visiteurs et les musées hôtes. Ces derniers constituent, tout autant que les visiteurs, un des publics.

Le matériel complémentaire à prévoir au calendrier de production est, la plupart du temps, composé des éléments suivants :

• le matériel pour promouvoir son exposition auprès des musées hôtes;
• le matériel publicitaire complémentaire pour aider les musées hôtes à faire la promotion de l’exposition;
• le programme d’activités éducatives accompagné des documents et du matériel nécessaires;
• les catalogues.

À cette liste, on ajoute parfois des produits dérivés de l’exposition :
t-shirts, macarons, jouets, reproduction des objets de la collection. Cette pratique est cependant de moins en moins courante, du moins pour les petites et les moyennes expositions. Plusieurs gestionnaires d’expositions itinérantes trouvent en effet que les efforts et le suivi nécessaires ne compensent pas les bénéfices engendrés.

Enfin, tout ce qui complète l’exposition peut être utile pour l’institution hôte. Certains documents sont susceptibles de l’aider à bien organiser la présentation de l’exposition. On peut assembler un document qui comprendra le scénario, les textes de l’exposition et diverses données d’information sur le contenu, comme des indications bibliographiques et filmographiques. Il est aussi utile de joindre le dossier de presse. Il ne faut pas hésiter à écrire et à envoyer des conseils pour l’animation et des trucs sur les aspects techniques.

3.2.1 Le matériel publicitaire

Le matériel publicitaire d’accompagnement est un besoin régulièrement mentionné par les institutions qui reçoivent des expositions itinérantes. Elles souhaitent en effet avoir les outils qui leur permettent de faire de manière efficace la promotion de l’exposition qui visite leur institution.

La production du matériel publicitaire, en plus d’aider les institutions hôtes, vous permet de vous assurer que la « signature » et le concept publicitaire de l’exposition seront respectés pendant sa tournée. De plus, en fournissant une affiche, on veille, par exemple, à ce que le logo du commanditaire soit présent de la façon qui convient à l’institution productrice.

Le matériel publicitaire suivant peut être produit :

• des affiches;
• des cartes postales;
• un gabarit d’annonce pour la presse écrite, la radio ou la télévision;
• un communiqué de presse type.

L’affiche est l’élément le plus fréquemment fourni. À l’ère du numérique, il n’est pas toujours nécessaire d’imprimer l’affiche. On peut fournir un montage graphique numérique sur CD prêt à être imprimé par l’institution hôte. Il s’agit, bien sûr, de laisser un endroit sur l’affiche où l’institution qui reçoit l’exposition peut donner un minimum d’information qui la concerne : identification du lieu, adresse, dates de présentation et commanditaire local, par exemple. Cependant, si l’on décide d’imprimer des affiches, il est fréquent qu’on fournisse un certain nombre d’affiches gratuitement (50, par exemple) et qu’on donne la possibilité à l’emprunteur d’en acheter davantage.

3.2.2 Le programme d’activités éducatives et culturelles

Pour les institutions muséales qui produisent des expositions itinérantes, il est intéressant et important d’offrir aux institutions hôtes une activité éducative et/ou culturelle qui complète et enrichit le contenu de l’exposition. Cette façon de faire est généralement appréciée, particulièrement par les petites institutions qui ne bénéficient pas toujours des ressources nécessaires pour élaborer des activités pour leur public en relation avec l’exposition reçue.

Une exposition itinérante offerte avec un produit éducatif ou culturel constitue très souvent une incitation pour sa location et fournit une occasion de mettre en valeur l’expertise en éducation muséale et en action culturelle de l’institution productrice.

Pour une institution qui souhaite accompagner une exposition itinérante d’une activité éducative et ou culturelle, il s’agit d’un investissement qui n’est pas nécessairement majeur. Si l’institution productrice a tenu compte, dès sa conception, de l’itinérance, il s’agira de s’assurer, à la suite de sa tenue dans l’institution productrice, que l’activité est toujours pertinente sur le plan du contenu et sur celui de son bâti. Si l’institution productrice n’a pas tenu compte dès le départ de l’itinérance, il sera nécessaire d’adapter l’activité au point de vue du contenu et de revoir le bâti pour que l’activité puisse voyager sans problème.

Au cours de la tournée, on pourra, avec l’accord des institutions qui ont reçu l’exposition, enrichir le programme.

3.2.3 Le guide de montage et de démontage

Le guide de montage et de démontage est non seulement nécessaire à l’installation d’une exposition itinérante dans les institutions hôtes, mais il représente un outil de communication et de planification. Il aide en effet le musée qui reçoit l’exposition à se faire une idée précise de cette exposition et lui permet de mieux préparer son arrivée. Ce même outil s’avère très utile quand il y a des changements de personnel dans l’institution productrice de l’exposition. Il est préférable de penser au guide de montage pendant la production. On s’assure ainsi que l’on conservera toute l’information nécessaire. Par exemple, on pourra documenter photographiquement les diverses étapes de l’installation. Cela constitue souvent la meilleure manière d’expliquer le montage de l’exposition.

L’institution organisatrice doit absolument produire un guide de montage à l'intention de l’institution hôte et le lui faire parvenir lorsqu'elle n’envoie aucun représentant assister au montage. Si un technicien accompagne l’exposition, le guide de montage peut être moins élaboré, voire très réduit.

Un bon guide de montage comporte une partie visuelle qui présente des photographies d’ensemble, de chaque zone de l’exposition et des différentes étapes de l’installation des composantes du mobilier, de l’audiovisuel, de l’informatique et de l’éclairage.

Plus spécifiquement, le guide de montage doit comprendre les informations suivantes :

• la manière de procéder lors du déballage et du remballage de l’exposition;
• le plan d’installation à l’échelle;
• les instructions pour le montage et le démontage de l’exposition (accompagnées de photographies ou de croquis);
• les instructions pour l’assemblage des vitrines et du mobilier d’exposition (accompagnées de photographies ou de croquis);
• la description des exigences relatives aux conditions ambiantes et aux vitrines à climat contrôlé;
• les indications relatives à l’éclairage, par exemple le nombre de lux à ne pas dépasser;
• les indications précises relatives aux installations multimédias ou sonores, s’il y a lieu (accompagnées de photographies ou de croquis);
• les consignes d’entretien et de sécurité;
• la liste des objets et des œuvres;
• la liste des composantes du mobilier, de l’audiovisuel, de l’informatique et de l’éclairage;
• la liste des caisses, leurs dimensions, leur poids et leur contenu, accompagnée de photographies et de croquis de l’intérieur des caisses;
• les coordonnées des personnes à joindre en cas d’urgence.

Même si l'on prévoit que l’exposition sera toujours installée et démontée par un membre du personnel de l’institution qui a produit l’exposition, un guide de montage, qui peut alors être plus simple, s'avère toujours utile. Il permet de faire face à d’éventuels changements parmi les membres du personnel sans perte d’informations essentielles.

Le premier montage de l’exposition est une belle occasion de vérifier si le guide de montage présente des difficultés d’utilisation. On peut alors y apporter les corrections nécessaires.