Les expositions itinérantes :
guide à l'usage des gestionnaires de tournée
Les expositions itinérantes :
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3.3 Les outils de gestionLa gestion d’un projet d’exposition itinérante se complique à cause de sa durée, des nombreuses présentations, des relations avec d’autres institutions et de l’augmentation des ressources humaines et matérielles nécessaires. Ces circonstances rendent plus complexes les mécanismes de gestion. Il faut prévoir un contrôle plus serré, entre autres des règles de conservation et de sécurité. Il faut aussi pouvoir préciser les besoins en matière de ressources et de communications. De même, les projets d’expositions itinérantes imposent la toute nouvelle considération d’un circuit et supposent un processus de suivi plus compliqué. Enfin, il faut répartir clairement les responsabilités entre les intervenants. Pour toutes ces raisons, il est essentiel de créer certains outils pour suivre la production. S’ils sont conçus de manière efficace, ils nous accompagneront pendant toute la durée du projet. Rappelons que la gestion d’un projet d’exposition itinérante doit commencer dès qu’en germe l’idée. Les outils de gestion à créer sont les suivants :
La réalisation d’une exposition itinérante fait généralement appel à une équipe variée et multidisciplinaire. Pour établir la liste des ressources humaines, il faut penser à la recherche, à la conservation, à la rédaction, au design, au design graphique, à l’animation, à la promotion et aux diverses tâches administratives et techniques. Les besoins en ressources humaines et matérielles dépendent de la nature de l’exposition. La planification du circuit est une tâche particulière à l’exposition itinérante. Pour l’assumer correctement, les éléments suivants sont essentiels :
3.3.1 Le budgetCertains aspects du budget d’une exposition itinérante diffèrent de ceux d’une exposition temporaire. Même s’il y a souvent deux budgets, un pour la production et un pour la mise en circulation d’une exposition, certaines dépenses propres à la tournée doivent être prises en considération au moment de la production. Les postes budgétaires d’une exposition itinérante, outre les salaires et les honoraires, sont les suivants : La production de l’expositionLa production de l'exposition comprend les éléments suivants :
L’exposition en tournéeQuant à l'exposition en tournée, elle inclut ceci :
L’exposition à la fin de la tournéeLa fin de la tournée comprend les opérations suivantes :
En général, les musées ne font pas circuler une exposition pour recouvrer son coût de production et de présentation dans leurs salles. Ils le font plutôt pour démontrer leur créativité et leur expertise, et pour se faire connaître et acquérir une bonne réputation. En fait, la majorité des institutions qui font circuler des expositions s’entendent pour dire qu’il est difficile, au Québec, de faire un profit, même en ne tenant compte que de la partie « circulation » du projet. Cependant, certaines institutions réussissent, dans des circonstances favorables, à dégager un léger profit avec la partie circulation de l’exposition. À tout le moins, plusieurs parviennent à couvrir les coûts liés à la tournée (y compris le salaire de la personne qui gère la circulation de l’exposition). La situation est bien sûr beaucoup plus facile lorsqu’une subvention ou une commandite contribuent au financement de la tournée. Le principal avantage financier d’une exposition itinérante est la possibilité accrue d’obtenir du financement pour sa production. La détermination du coût de locationPour déterminer le coût de location d’une exposition, il faut savoir ce qu’il nous en coûtera pour la mettre en circulation. Quand on calcule le coût d’une tournée, il ne faut pas oublier les dépenses supplémentaires qu’on aura dû faire au moment de la production. Par exemple, si on doit imprimer plus d’affiches ou de catalogues, on doit tenir compte de ce fait. Idéalement, on détermine le coût de location en divisant le coût total prévu de la tournée par le nombre de présentations que l’on espère faire. On s’inspire aussi de la « valeur » de l’exposition. Il s'agit généralement d'une décision relative au marché basée sur le coût des expositions similaires, la valeur des objets, la relative popularité du sujet. Le coût doit inclure :
3.3.2 L’échéancierPlusieurs opérations de gestion sont nécessaires à la réalisation d’une exposition itinérante. La réalisation d’un échéancier est donc importante. Étant donné que plusieurs éléments de la mise en circulation d’une exposition se déroulent parallèlement à sa production, le calendrier de travail doit considérer ce facteur. Chacune des étapes représente un pas important. Elles doivent donc être déterminées correctement et effectuées dans un ordre logique. Le calendrier de travail proposé se déroule sur deux ans. Il comprend la planification, la production et le début de la mise en circulation. Il sera aussi nécessaire d’établir un calendrier pour la tournée. L’échéancier d’une exposition itinérante dépend de sa nature. Par conséquent, il peut y avoir autant d’échéanciers que d’expositions. Certaines étapes, telles que la recherche, dépendent de la nature du thème, du sujet. D’autres, comme la production, varient selon l’ampleur de l’exposition. Enfin, certaines étapes peuvent être retranchées du calendrier suggéré ou y être ajoutées : la traduction des textes ou la rédaction du catalogue, par exemple. Un élément de l’échéancier reste fondamental : il faut annoncer l’exposition dans le réseau de un an à deux ans avant sa mise en circulation.
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