Les expositions itinérantes :
guide à l'usage des gestionnaires de tournée

4.1 La tournée internationale

Le départ d’une exposition

Musée national des beaux-arts du Québec

Une institution qui désire se lancer dans l’aventure du développement international doit accepter de travailler à long terme. La première étape consiste à essayer d’établir un réseau dans le pays où l’on souhaite faire circuler une exposition. La participation à des missions à l’étranger ou l’accueil de collègues d’autres pays peuvent certes faire partie d’une stratégie efficace. Il faut cependant accepter que les premiers contacts ne soient pas immédiatement fructueux. Il faut être prêt à investir temps et argent avant de voir se développer des projets.

Certains réseaux contribuent à mettre en relation les musées de divers pays. Le Comité international pour les échanges d’expositions (ICEE) est un comité international du Conseil international des musées (ICOM) qui traite des différents aspects de la réalisation des expositions, de leur circulation et de leurs échanges. Le Comité réunit également l'information concernant les expositions itinérantes. Enfin, une partie du réseautage nécessaire peut s’effectuer près de chez vous. Il ne faut pas hésiter à discuter avec des institutions qui ont réussi des expériences à l’étranger. Il est aussi possible d’envisager un projet commun avec une institution plus expérimentée en ce qui a trait au développement international.

De toute façon, avant de se lancer dans la tournée d’une exposition au niveau international, il est nécessaire d’avoir une certaine expérience dans la circulation d’expositions. La plupart des tâches à accomplir sont les mêmes, mais d’autres éléments sont à considérer. Les façons de faire, les normes et les standards varient selon les pays. Il faut souvent accepter de modifier ses pratiques. On doit se renseigner sur le marché et les habitudes de travail qui ont cours dans d’autres régions du monde. Il faut faire preuve d’ouverture et de sensibilité face à une nouvelle culture… et ne pas oublier que certaines choses ne sont pas exportables!

Il est souvent plus facile de travailler étroitement avec une ou quelques institutions présentes dans les pays visés. Cela permet d’ouvrir des portes et de mieux connaître l’environnement dans lequel l’exposition sera présentée. Certaines institutions ont réussi une tournée dans un autre pays en travaillant de près avec une institution sur place et en lui déléguant une partie du travail technique, de la promotion et de l’organisation de la tournée.

Certaines problématiques sont propres aux tournées internationales, notamment les problématiques liées à l’obtention des permis internationaux et au dédouanement. L’embauche d’un expert est recommandée pour ces étapes.

Selon les conditions exigées par les œuvres et les objets, il faut choisir entre le transport par voie aérienne et le transport maritime . Ce dernier est beaucoup moins coûteux.

4.1.1 Le convoyage international

Les caisses sont rassemblées et déposées sur une palette de métal. On appelle cette étape de travail la palettisation. Cela se fait aux entrepôts de la compagnie aérienne. Comme il y a beaucoup de circulation dans ces endroits, il est important d’être vigilant lors de cette étape.  

Musée de la civilisation
Photo  : Yvan Chouinard

La palettisation est terminée. Il faut noter le nombre de palettes et leur contenu. On attache les palettes les unes aux autres afin de les transporter jusqu’à l’avion.

Musée de la civilisation

Photo  : Yvan Chouinard

Il est nécessaire de recourir à un convoyeur lorsque le contenu d’une exposition est d’une grande valeur ou qu’il est fragile. Le convoyage permet également de s’assurer de la qualité du suivi d’une exposition. Il minimise les risques de dommages.

De plus, le convoyeur peut être appelé à faire les rapports de condition, à photographier, à manipuler, à emballer, à déballer, à faire l’installation ou à la superviser, et même à intervenir pour remonter certains objets selon les cas. Afin qu’il n’y ait pas de confusion, l’institution productrice devrait définir clairement les tâches du convoyeur et les distinguer de celles qui seront la responsabilité de l’institution hôte.

Le convoyeur devrait avoir en sa possession les documents suivants :

• la copie du contrat de location de l’exposition;
• le nom et les coordonnées de la personne-ressource de l’institution hôte, du transporteur et de l’agent des douanes;
• l’horaire du transport;
• la liste du contenu des caisses (numérotation des caisses, dimensions, poids et contenu des caisses);
• la preuve d'assurance s’il y a lieu;
• les instructions relatives à la manipulation;
• les instruments de calibrage (par exemple, un luxmètre);
• un appareil photo;
• une copie des documents nécessaires au dédouanement.

Le convoyeur est le représentant officiel de l’institution prêteuse et, à ce titre, il a autorité pour tout ce qui concerne la sécurité de l’exposition durant la durée du convoyage.

Une fois arrivé à destination, il devient un intermédiaire entre l’institution organisatrice et l’institution hôte, et il sera donc appelé à répondre à différentes questions relatives à l’exposition.

Avant le départ, le convoyeur devrait :

• s’assurer que les caisses ont été déposées dans un conteneur ou sur une palette d’avion de façon sécuritaire;
• vérifier qu’il n’y a pas d’éléments particuliers risquant d’endommager l’exposition (objets lourds, produits dangereux);
• s’assurer, lorsque cela est requis, du bon fonctionnement des éléments du contrôle environnemental (air climatisé, chauffage) pour le transport par voie terrestre;
• vérifier avec le transporteur les différents documents;
• compter le nombre de palettes dans le cas d’un transport aérien;
• avoir un reçu signé du transporteur.

Au cours du transport, le convoyeur devrait :

• rester en tout temps avec le « chargement » ou s’assurer qu’un représentant du transporteur ou que le courtier de douane est présent s’il doit s’absenter;
• prendre des photographies afin de documenter tous les incidents qui pourraient survenir lors du transport.

À l’arrivée, le convoyeur devrait :

• être présent lors du déchargement de l’exposition (même pour le transport par avion pour autant que cela soit possible, sinon s’en remettre à l’agent de douane) et donner les consignes concernant la manipulation de certaines caisses s’il y a lieu;
• surveiller le transfert de l’exposition jusqu'à son lieu hôte;
• vérifier les conditions environnementales dans les lieux d’entreposage et de préparation;
• donner aux objets ou aux œuvres en caisses la période d’acclimatation requise et ne permettre l’ouverture des caisses que si les conditions environnementales et physiques sont adéquates;
• effectuer l’ouverture des caisses et le constat des œuvres et/ou des objets, faire contresigner les documents et laisser le cahier de constats à l’institution hôte;
• vérifier le plan d'installation et apporter des corrections s’il y a lieu;
• surveiller l’installation de l’exposition et s’assurer de la sécurité des œuvres ou des objets. Si cela est possible, le convoyeur devrait rester jusqu’à ce que l’exposition soit installée;
• s’assurer du calibrage de l’éclairage en fonction des œuvres et/ou des objets exposés;
• s’assurer que rien ne sera déplacé avant que le convoyeur ne soit de retour pour procéder au démontage.

À la fin de la présentation de l’exposition, le retour devrait s’effectuer comme pour l'arrivée, mais dans l’ordre inverse. Par conséquent, pour le retour de l’exposition, le convoyeur devrait :

• récupérer le cahier de constats et effectuer les rapports de condition, les faire contresigner et vérifier que l’ensemble de l’exposition est en bon état;
• faire la remise en caisse;
• faire signer le reçu de retour à l’institution hôte.

Au cours du transport de retour, le convoyeur devrait maintenir la même vigilance pour ce qui est de la sécurité et de la manipulation de l’exposition.