Les expositions itinérantes :
guide à l'usage des gestionnaires de tournée
Les expositions itinérantes :
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4.2 La gestion de la tournéeLa gestion d’une tournée d’exposition, dans son aspect quotidien, est constituée d’éléments que l’on peut regrouper dans trois catégories principales :
Le travail menant à l'établissement d'un circuit commence une fois la promotion faite. Il s’agit d’effectuer un suivi rigoureux des institutions qui se sont montrées intéressées. Les outils suivants deviennent alors fort utiles :
Le formulaire d’intérêt accompagne la promotion de l’exposition, les institutions intéressées étant invitées à le remplir. Le gestionnaire de la tournée qui reçoit ces formulaires doit d’abord vérifier si les dates de présentation souhaitées conviennent au calendrier de tournée. Il doit ensuite vérifier si l’institution satisfait aux exigences de sécurité et de conservation. Puis, il peut procéder à l’élaboration du circuit pour l’exposition. Il cherchera alors une certaine logique dans la répartition géographique. Les dates d’ouverture et de fermeture de l’exposition seront par la suite négociées avec les différents lieux. Plus cette négociation se déroule longtemps avant la présentation de l’exposition, plus elle est facile. Quand on élabore un circuit, il faut intégrer le temps nécessaire au transport et aux opérations de montage et de démontage. Autant que possible, on doit éviter les périodes d’entreposage entre les présentations de l’exposition. Quand ces suivis sont faits, on peut envoyer un contrat de location à l’institution hôte. Une fois le circuit établi, partiellement ou totalement, on commence à organiser chacune des présentations. On doit alors produire des informations importantes pour les institutions hôtes et les leur envoyer :
Le plan d’installation est aussi appelé « plan de surface » ou « plan d’exposition ». Il indique comment sera implantée l’exposition dans la salle qui la recevra. Il permet de voir – et de montrer – comment elle s’articulera dans un lieu en particulier. Cet important travail doit faire l'objet d'une collaboration entre les deux institutions si l'on veut éviter les mauvaises surprises au montage. Généralement, l’institution qui produit l’exposition réalise le plan de surface et le soumet à l’institution hôte. Cette dernière peut alors suggérer des modifications en fonction de ses préoccupations et de contraintes particulières. On enverra également tous les documents nécessaires à la présentation de l’exposition. Peu de temps avant la présentation, on confirmera les éléments importants avec l’institution hôte. Tout au long de la tournée, il faudra s’assurer d’avoir en main tous les éléments qui permettront le suivi des objets et/ou des œuvres : Ces documents doivent être tenus à jour régulièrement. Ils doivent être vérifiés avant et après chacune des présentations de l’exposition. 4.2.1 Le formulaire d'intéretLe formulaire d’intérêt fait partie de la pochette promotionnelle et il est acheminé aux institutions muséales ou aux autres types d’organismes susceptibles de recevoir l’exposition. Ce formulaire sert à planifier le calendrier de présentation. Il est prudent de demander aux institutions pressenties d’inscrire, par ordre de préférence, quelques périodes de présentation possibles. Cela permet d’établir un circuit logique et, ainsi, de réduire les coûts de transport .
4.2.2 La vérification des espaces et des servicesÀ partir du moment où une institution souhaite recevoir l’exposition, il faut vérifier sa capacité de satisfaire aux exigences de conservation et de sécurité définies pour l’accueil de cette production. Selon le type d’exposition, ces exigences peuvent être minimes ou, au contraire, très importantes. Le type de vérification à faire pourra varier. On doit s’informer tout autant des ressources que des installations de l’institution intéressée. On doit vérifier la qualité des contrôles de conservation et de sécurité. On doit aussi s’assurer que la salle d’exposition temporaire répond aux exigences de l’exposition. Enfin, on est en droit de poser des questions sur le personnel de l’institution hôte, ainsi que sur sa capacité de recevoir une exposition et d’apporter toute l’attention nécessaire à son installation, à sa mise en valeur et à sa promotion. Au besoin, on pourra compléter la vérification par des appels téléphoniques ou des visites sur place. Dans plusieurs musées où l’on trouve des programmes d’expositions itinérantes, les vérifications se font habituellement à l’aide d’un formulaire appelé « rapport standard d’installation ». Ce formulaire est expédié à la suite d’une demande de réservation. Ces documents très détaillés sont justifiés surtout lorsque l’on parle d’une exposition importante. On peut toutefois s’en inspirer pour élaborer son propre outil de vérification, même quand il s’agit d’une exposition de taille réduite. En fait, l’outil qu’on utilise doit être le plus simple possible tout en nous donnant les informations nécessaires. La vérification des espaces et des services suggérée ici est assez complète. Certaines sections peuvent être éliminées si elles sont inutiles compte tenu du contexte particulier de présentation de l’exposition.
4.2.3 Le suivi des prêteursLe suivi des prêteurs est un enjeu majeur principalement dans les expositions d’art. Il s’agit en fait de détenir le plus d’informations possible sur les œuvres, leurs propriétaires et les conditions particulières du prêt. Le suivi des emprunts est important, que l’exposition soit itinérante ou non. Dans le cas d’une exposition itinérante, on doit cependant y ajouter des éléments liés aux divers déplacements et aux multiples présentations. Il est très utile de conserver à portée de main, de manière claire et schématique, toutes les informations relatives aux prêteurs d’œuvres ou d’objets. La fiche des prêteurs peut nous y aider. Une fiche bien conçue facilite également le travail de rédaction et d’impression des étiquettes. Les informations sur les prêts se présentent souvent en deux versions. La première version, confidentielle et plus complète, comprend la valeur de l’œuvre et de l’objet. Elle est utilisée pour la gestion interne et les communications avec les assureurs. La seconde version contient moins de détails. Elle pourra être remise au transporteur et servir à une plus grande échelle.
4.2.4 La liste du contenu des caissesLa liste du contenu des caisses est un élément de base. Comme il s’agit probablement de l’outil qui est le plus utilisé pendant une tournée, il convient d’y accorder beaucoup de soins. En effet, on utilise souvent cette liste essentielle pour décrire le contenu d’une exposition. Tous les intervenants dans une tournée d’exposition seront appelés à l’utiliser, soit pour connaître et comprendre le contenu d’une exposition, soit à des fins de vérification. Les institutions hôtes, les assureurs, les transporteurs et les techniciens devraient posséder cette liste. Il est donc important d’y inscrire le plus d’informations possible. La liste du contenu des caisses décrit tous les éléments qui composent une exposition qui voyage. Elle est en fait constituée de deux listes : une liste des caisses et une liste du contenu des caisses. La liste des caisses devrait indiquer :
Cette première liste permet de faire le « bon de connaissement » du transporteur. Idéalement, le poids et les dimensions devraient être indiqués à la fois en unités métriques et en unités impériales. Cette liste est suivie de la liste du contenu de chaque caisse. On y décrit avec précision non seulement les œuvres et les objets, mais aussi le mobilier, les éléments de décor et le matériel servant à la manipulation des caisses ainsi qu’à l'installation de l'exposition. On y ajoute des photographies de l’intérieur de la caisse. Chaque élément de la liste recevra un numéro, ce qui permettra de quantifier l’exposition lors de ses déplacements. Cela sera d’une grande aide au cours des relations avec les transporteurs, les agents des douanes, les assureurs… et le personnel de l’institution hôte. La liste du contenu des caisses peut servir de base pour préparer le cahier de rapport de condition qui sera utilisé à chaque lieu hôte. Cela facilitera la tâche de la personne qui effectuera les constats.
4.2.5 Le contrat de location de l'expositionLe contrat de location de l’exposition est une entente qui permet une répartition claire des responsabilités entre les différents intervenants engagés dans la présentation d’une exposition. Il doit tenir compte de la nature de l’exposition, du matériel qu’elle contient et du type de présentation envisagé. On ne doit pas perdre de vue qu’il s’agit d’un document légal, et non d’un document d’information. Les informations importantes sur l’exposition, qu’elles soient ou non incluses dans le contrat, doivent faire l’objet d’une communication séparée avec l’institution hôte. Par exemple, si le contrat stipule l’obligation pour l’institution hôte de fournir deux manœuvres pour le déchargement du camion, il faudra transmettre cette information à la personne-ressource par courriel, lettre ou télécopieur et la lui rappeler quand on transmettra les renseignements précis sur le montage. L’objet d’une entente peut être une présentation traditionnelle ou une collaboration. Dans le premier cas, l’organisateur offre une exposition « clés en main » pour un coût qui reflète généralement le coût de production et la valeur de l’exposition. Le deuxième cas est une relation où la collaboration entre les institutions prend plus de place. Dans ce genre de partenariat, la relation entre les partenaires débute plus tôt dans le processus de production. L’entente établit alors un partage des responsabilités. Dans ce genre de contrat, les deux parties en présence contribuent, la plupart du temps, au coût de production de l’exposition. Pour être en mesure de rédiger le contrat de location de l’exposition, certaines étapes doivent avoir été franchies. Ainsi, il faut que les négociations concernant les éléments importants soient terminées. Le processus complet menant à la signature d’un contrat de location peut se détailler ainsi :
On enverra par la suite deux copies du contrat pour signature. Il est bon de faire un suivi téléphonique deux ou trois semaines après l’envoi du contrat, afin de vérifier si le contrat est signé ou en voie de l’être. Après réception du contrat signé, on doit le faire contresigner et en retourner une copie à l’institution hôte. On peut alors entrer les informations à propos de l’institution hôte dans toutes les listes de vérification, bases de données et autres qui permettent de suivre la tournée de l’exposition. Certains contrats sont relativement standard alors que d’autres contiennent des éléments spécifiques qui demandent des discussions sérieuses. Les contrats trop simples qui laissent de nombreuses questions non traitées et plusieurs situations sans procédure ne protègent correctement aucune des parties. D’un autre côté, les contrats trop compliqués pour être compris aisément créent des barrières et des problèmes. Les contrats sont habituellement passés entre un producteur et une institution hôte. Si trois présentations sont prévues, il y aura trois contrats. Chaque institution prenant part au contrat doit être clairement identifiée et définie dans le premier paragraphe. L’exposition doit être désignée, de même que les dates de location. La liste des œuvres et des objets doit être à jour et complète. Quand des rotations s'avèrent nécessaires, cela doit être noté clairement dans la liste. On doit aussi préciser les responsabilités de chaque institution en ce qui concerne les assurances.
4.2.6 Le rapport d'incidentPendant la présentation d’une exposition, il peut y avoir bris, usures et diverses détériorations, aux objets, aux œuvres ou au mobilier. Pour minimiser l’impact négatif de ces événements, l’institution qui présente l’exposition devrait avoir reçu des instructions claires sur ce qu’elle doit faire dans de tels cas. Généralement, on lui demande de n’agir que si c’est nécessaire pour garantir la sécurité des visiteurs ou des œuvres et des objets. Dans certains cas, il peut être préférable de retirer un socle ou une vitrine. Cela arrive lorsque le bris est important au point de vue visuel ou qu’il représente un certain danger. Dans cette situation, la réparation doit être effectuée le plus tôt possible, et ce, avec l’approbation de l’institution productrice de l’exposition. Dans tous les cas, l’institution hôte doit contacter l’institution productrice de l’exposition dans les plus brefs délais. Elle doit aussi remplir un rapport d’incident. Le rapport d’incident devrait toujours faire partie des éléments fournis à l’institution hôte. Cette dernière doit le remplir lorsqu’elle constate un bris ou une usure importante du mobilier, d'un objet ou d'une œuvre. Ce constat permettra de déterminer la nature du dommage.
4.2.7 Avant l'arrivé de l'expostionUne lettre préalable à l’arrivée de l’exposition peut être envoyée à l’institution hôte environ six semaines avant le début de la présentation de l’exposition. Cette lettre fournira les derniers détails, mais elle servira aussi à rappeler les éléments importants. Même si certaines conditions sont incluses dans le contrat, cela ne veut pas dire pour autant qu’on les a lues, comprises ou qu’on s’en souvient. Il ne faut pas craindre de répéter les conditions particulières, les obligations majeures, l’aide technique exigée, etc. Parmi les éléments susceptibles d'être envoyés à ce moment, mentionnons le programme éducatif, les textes de l’exposition, des photographies, le guide de montage et le plan d’installation. Il est possible que certains de ces documents aient été envoyés plus tôt, au moment de la signature du contrat de location. Cela dépend à la fois des habitudes de l’institution qui produit l’exposition et des besoins de l’institution hôte.
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