La gouvernance des institutions muséales :
guide à l'usage des directions et des conseils d'administration

4.8 Savoir apprécier le rendement du conseil d’administration et de la direction générale

L’appréciation du rendement du CA, des comités et des dirigeants peut se faire par des évaluations en bonne et due forme. Pour le CA :

• L’autoévaluation de son rendement ou de celui de ses administrateurs se fait avec un questionnaire remis à chacun d’entre eux (voir outil 6 modèle d’autoévaluation).
• Les critères d’évaluation du rendement auront été préalablement établis et communiqués aux administrateurs.
• L’autoévaluation doit avoir lieu dans un contexte propice, lorsque l’ordre du jour n’est pas surchargé et qu’il permet cet examen.
• Il est suggéré de faire cette autoévaluation après l’étape du rapport annuel, à l’aube d’une nouvelle année. 
• Il est possible de confier la tâche à un comité formé du président et du vice-président, épaulés par la DG. Toutefois, dans le cas de tensions, qu’elles soient interpersonnelles ou liées au fait que l’année a été particulièrement difficile, un expert externe pourrait aider à mener l’évaluation à bien. Un tel recours ne représente pas un coût inutile, car il peut diminuer les tensions ou les dysfonctionnements et renouveler ultimement l’élan du CA. Dans un tel cas, le choix de l’expert est primordial, car il s’agit d’une opération délicate qui, si elle dérape, peut s’avérer nuisible.  
• Dans le cas d’un problème lié à un individu, c’est au président de rencontrer l’administrateur concerné afin de lui faire part de ses inquiétudes. 
• Il existe également des démarches d’évaluation moins personnalisées et tout aussi efficaces qui portent l’attention sur le CA dans son ensemble par le biais des devoirs des administrateurs. On considère alors les qualités fondamentales de tout administrateur : son indépendance, sa participation entière mais distante envers les activités du personnel (voir 4.7.3.), son ouverture d’esprit au travail collectif, sa capacité à remplir ses engagements, sa diligence, sa capacité à faire confiance, à s’informer et à se préparer avant les réunions, son sens des responsabilités, de la solidarité et son attachement aux valeurs du musée.

Le bon fonctionnement du CA devra également être scruté sous l’angle de :

• L’efficacité des réunions.
• La cohérence du CA en regard des politiques. 
• Le processus d’approbation de nouvelles politiques.
• La faculté d’estimer adéquatement la réalisation des objectifs du plan stratégique. 

Outil 9 : Exemple de liste de vérification pour le CA (Fichier Word)

L’évaluation de la direction générale
Les responsabilités de gérance du CA comprennent aussi l’évaluation de la performance de la DG. Cette évaluation peut se faire de différentes façons, soit une évaluation par :

• Le président pour le compte du CA.
• Un comité sélectionné par le CA et formé d’au moins un administrateur.
• L’ensemble des membres du CA.

Évaluer le rendement de la DG peut s’avérer une tâche difficile à objectiver. C’est pourquoi il faut d’abord tenir compte du rendement général du musée et de celui de la direction. Par la suite, il est possible d’évaluer le rendement par objectifs. Ceux-ci auront préalablement été transmis à la DG lors d’une évaluation précédente. La description de tâches constitue également un outil pratique pour évaluer le rendement de la DG. L'outil 1 peut aider à bien définir cette description de tâches. L’évaluation est un moment propice entre la présidence et la DG pour une rétroaction et une discussion ouverte sur le rendement. Il faut aussi aborder le style de gestion et la conformité de celle-ci avec les politiques du musée afin d’éviter tout malentendu.

Si une évaluation annuelle est d’usage, elle devra dans certains cas être continue et jalonnée de rencontres d’étape. L’évaluation devrait se terminer par une lettre résumant les discussions et les éléments de l’évaluation de la DG.

* À noter : L’évaluation de la DG est placée, avant tout, sous le signe de la continuité, mais en cas de problème, l’évaluation sera un prélude, équitable et efficace, à un remplacement rendu nécessaire. Advenant que le CA décide de ne pas renouveler le mandat de la DG, il pourrait également devoir réévaluer ses propres aptitudes à recruter adéquatement du personnel-cadre.