La gouvernance des institutions muséales :
guide à l'usage des directions et des conseils d'administration

4.5 Développer le nombre de membres et la vie démocratique

L’adhésion du public à une institution muséale transcende l’audimat des visites de ses expositions ou de la fréquentation à ses activités éducatives et culturelles. Relevant du domaine public, l’institution n’a pas seulement des comptes à rendre, elle doit penser son développement en s’ouvrant à la communauté et en offrant au citoyen l’occasion d’approfondir ses liens avec elle.

Cette expérience plus étroite et participative du citoyen et sa collaboration à l’épanouissement du musée  passent, entre autres, par son adhésion. Celle-ci se décline en une structure enchâssée dans les règlements généraux. Trois statuts de membre sont généralement admis :

• Le membre actif.
• Le membre associé.
• Le membre corporatif.

La somme des cotisations est un indicateur éloquent de la vitalité et de la santé démocratique d’une institution muséale. Cette forme de participation démontre l’engagement de l’institution à se rendre accessible, à permettre au citoyen de contribuer à son avancement et à élargir son fonctionnement à une forme de coopération avec le milieu. Qui plus est, l’adhésion des membres devient un indicateur exemplaire de l’inscription de l’institution dans son milieu.

4.5.1 Le pouvoir des membres

Le Code civil du Québec définit les principaux organes organisationnels d’un musée, soit l’assemblée des membres et le CA. Eux seuls détiennent le pouvoir d’exprimer les volontés de l’institution muséale.

• Le CA a le pouvoir exclusif d’administrer les affaires de l’institution.
• L’assemblée des membres a le pouvoir de prendre les décisions les plus fondamentales, comme les changements à l’acte constitutif, l’approbation des règlements, la destitution des administrateurs ou la dissolution de l’organisation.

* À noter : L’assemblée générale n’est pas souveraine; les membres ainsi réunis n’ont aucun pouvoir d’intervenir dans l’administration de l’institution muséale.

4.5.2 Être membre d’une institution muséale

Adhésion
Pour adhérer, il suffit habituellement :

• De remplir les conditions d’admissibilité déterminées dans les règlements généraux et d’acquitter la cotisation annuelle pour être en règle.
• D’être inscrit au registre des membres, ce qui permet au membre d’être contacté par l’institution.

Tout membre détient des droits et certains avantages.

Catégories de membres
Les institutions muséales peuvent établir, dans leurs règlements, plusieurs catégories de membres ayant ou non droit de vote.

Droits
Si le principal pouvoir des membres actifs consiste à élire les administrateurs, selon la procédure prévue dans les règlements, ils peuvent aussi exercer les droits suivants :

• Être informés des affaires du musée.
• Consulter les lettres patentes, les règlements et la liste des administrateurs.
• Être convoqués aux assemblées, y prendre part et y voter.
• Convoquer une assemblée extraordinaire si au moins 10 % des membres présentent au secrétaire du CA une demande écrite contenant les objets de l’assemblée projetée.
• Consulter, pendant l’assemblée annuelle, le bilan ainsi que le relevé général des recettes et des dépenses.

Les membres doivent aussi être consultés pour toute décision d’importance, comme celles concernant la modification des lettres patentes, la modification des règlements généraux, la dissolution ou la liquidation de l’institution.

Prise de décisions par les membres
Chacun participe à la prise de décisions. Les règlements prévoient habituellement des dispositions additionnelles portant sur le quorum et sur la majorité des votes, ou la procédure de vote (par exemple : vote à main levée, par scrutin secret, prépondérance du vote du président d’assemblée en cas d’égalité).

Capacité de retrait
Un membre peut démissionner volontairement ou être expulsé si :

• Il est en défaut de payer sa cotisation.
• Il agit dans l’intérêt contraire de celui du musée.

Les règlements peuvent prévoir l’expulsion d’un membre par le CA ou par l’assemblée générale. Dans de telles circonstances exceptionnelles, il est important d’agir avec impartialité et de fournir au membre en cause l’occasion d’être entendu. Celui-ci a le droit d’exposer les motifs de sa conduite. Autrement, le musée ou ses administrateurs pourraient être poursuivis en raison de l’exercice abusif de leurs droits.

4.5.3 Obligations et responsabilités des membres

Obligations des membres
Même si les règlements généraux imposent des obligations aux membres, dans la plupart des cas, la seule véritable contrainte consiste à payer sa cotisation. On peut aussi considérer que les membres ont la charge morale d’assister aux assemblées générales annuelles ou extraordinaires.

Responsabilités des membres
En raison de la personnalité juridique du musée, les membres ne sont pas personnellement responsables de ses obligations ou de ses dettes. Les personnes morales sont distinctes de leurs membres, et leurs actes n’engagent qu’elles-mêmes.

Inversement, les membres n’ont aucun droit de propriété sur les biens de l’institution; ceux-ci lui appartiennent exclusivement. Avec un patrimoine distinct, l’institution contracte des dettes et des obligations en son propre nom.

Responsabilités du musée envers les membres
Le Code civil (art. 313) précise que «  les règlements de la personne morale établissent des rapports de nature contractuelle entre elle et ses membres ». Les termes du contrat conclu entre eux sont les sources de cette responsabilité contractuelle. Ce contrat se matérialise dans les lettres patentes et les règlements du musée.

4.5.4 Assemblées des membres

L’institution muséale veille à tenir ses assemblées et réunions conformément à la Loi sur les compagnies et à ses règlements généraux.

Procédure des assemblées
Pour chaque assemblée, le président et le secrétaire préparent un ordre du jour décrivant les sujets à traiter et tenant compte des problèmes à résoudre et des décisions à prendre. Tout membre peut demander l’ajout d’un sujet à discuter avec l’accord de la présidence. Il n’est pas permis d’aborder un sujet qui n’est pas inscrit à l’ordre du jour, sauf si tous les membres présents acceptent de le modifier. À cet égard, les règlements peuvent contenir des dispositions additionnelles. Il est important que ceux-ci soient clairs, de manière à favoriser l’harmonie à l’intérieur du groupe et à éviter le désordre au cours des réunions. L’ordre du jour doit être approuvé par une majorité des voix exprimées à la suite d’une proposition.

La procédure à suivre pour prendre une décision en assemblée (par exemple présenter ou adopter une résolution, un amendement) est souvent prévue dans les règlements, soit explicitement ou soit en incorporant une référence à une méthodologie externe (code Morin ou autre code de procédure d’assemblées délibérantes).

Les débats et les résolutions sont consignés dans des procès-verbaux qui constituent la mémoire de l’organisation.

Assemblée annuelle
L’article 98 de la Loi prévoit qu’au cours de l’assemblée annuelle, les administrateurs doivent soumettre aux membres :

• Un bilan.
• Un relevé général des recettes et des dépenses.
• Le rapport du ou des vérificateurs, le cas échéant.
• Tout autre renseignement relatif à la situation financière exigé par l’acte constitutif ou les règlements.

Lors de l’assemblée annuelle, les membres :

• Doivent nommer le ou les vérificateurs.
• Ratifient, le cas échéant, les actes posés par les administrateurs au cours de l’année précédente.
• Doivent élire les administrateurs pour une année.

Bien qu’en règle générale, les administrateurs soient élus par les membres réunis en assemblée générale, les règlements peuvent prévoir d’autres modalités telles que :

• L’élection par la poste,
• La désignation d’un nombre d’administrateurs par catégorie de membres ou par représentation géographique,
• La proposition de candidatures par un comité de mise en candidature ou de nominations.

Également, lorsque le mandat des administrateurs dure plus d’un an, les règlements peuvent prévoir une alternance des mandats afin que seulement certains administrateurs soient élus chaque année.

Plusieurs organisations profitent aussi de l’assemblée annuelle pour faire approuver par les membres les résolutions adoptées par les administrateurs ainsi que les actes posés par les administrateurs et dirigeants afin qu’ils soient confirmés par la majorité et ne puissent être remis en question.

Assemblée extraordinaire
En plus de l’assemblée annuelle, la Loi (art. 99) permet aux membres, dans certaines circonstances (à la demande d’au moins 10 % de ceux-ci), et aux administrateurs de convoquer des assemblées extraordinaires, notamment pour régler toute question soulevée par les membres ou les administrateurs. Les administrateurs ont l’obligation de convoquer une telle assemblée, en particulier pour faire adopter des changements à l’acte constitutif ou pour modifier la structure de l’organisation.

Ainsi, une assemblée extraordinaire doit être convoquée pour changer :

• Le nom du musée.
• Les objets et les pouvoirs du musée.
• Le nombre d’administrateurs.
• La localité du siège social au Québec.

* À noter : Contrairement à d’autres changements qui exigent une majorité simple (50 % + 1),  ce type de changements doit être approuvé par au moins 2/3 des voix des membres présents à l’assemblée extraordinaire, en vertu du Code civil.

4.5.5 Distinguer l’ami du membre et du bénévole

Bien qu’en théorie les différents statuts définissant l’adhésion soient précisés dans les règlements généraux, la confusion peut facilement survenir lorsque vient le temps de réaliser une activité engageant l’institution et l’adhérent.

• L’ami n’est pas un membre, mais il voudra adhérer au musée de manière à être informé systématiquement au sujet des activités offertes, comprenant par le fait même que sa relation avec le musée est privilégiée. Il est de facto exempt de toute convocation aux assemblées de membres et donc d’un droit de vote puisqu’il n’est pas un membre actif.
• Un bénévole rend à l’occasion, ou sur une base régulière, un service au musée, en participant par exemple à une activité qui déborde du cadre organisationnel ou logistique de la permanence.

* À noter : Toutes les facettes d’une adhésion au musée sont significatives en ce qui concerne le bénévolat. Celui-ci doit donc être encouragé, comptabilisé et encadré.

Une bonne compréhension de l’adhésion à travers toutes les activités du musée mérite réflexion. L’énoncé de consignes internes connues des employés, qui entrent directement en relation avec le public, s’impose afin de différencier les membres des amis et des bénévoles, et ainsi de mieux diriger leur contribution respective.