La gouvernance des institutions muséales :
guide à l'usage des directions et des conseils d'administration

4.6 Garantir la stabilité de l’institution à travers l’inévitable changement de dirigeants

Lorsqu’un changement s’impose, que ce soit devant un constat critique du CA envers sa présidence ou sa direction, ou encore devant une situation qui exige une restructuration, un processus équitable et transparent, efficace et rapide doit se mettre en branle.

Ce processus découle d’une démarche diligente d’une ou de l’autre des parties. Dans le meilleur des cas, ce processus sera amorcé lors de rencontres du CA exclusivement liées à l’évaluation de la gouvernance des dirigeants. Ces rencontres doivent être bien préparées et documentées pour faire ultérieurement l’objet de rencontres et de correspondances élargies à toutes les parties concernées.

Normalement, devant une situation qui implique un changement :

• L’unanimité du CA se confirmera rapidement et celui-ci pourra procéder, donner l’impulsion au changement, sans que la situation ne dégénère ou le place dans un mode réactif.
• Si la proposition de changement n’est pas mûre, l’unanimité du CA devra faire l’objet de discussions et d’une évaluation de pistes de solution. Dans un tel cas, la tenue de plus d’une réunion sera  nécessaire.

En pareil contexte : 

• Le CA a tout intérêt à préciser un plan de travail avec rigueur afin de cheminer sans perdre ses moyens, et ce, avec diligence.
• Pour les administrateurs, les étapes marquant le changement exigeront probablement leur plus grande vigilance. C’est effectivement dans de telles circonstances que l’institution prête le plus le flanc à la critique. Les cas de conflit d’intérêts ou d’apparence de conflit d’intérêts irrésolus, certains types de trafic d’influence, d’ingérence ou d’insubordination du personnel, ou encore de prise de contrôle par un groupe d’administrateurs peuvent alors porter atteinte au processus de résolution de problèmes à mettre en place.
• Si des réserves sont émises, elles devront être consignées et faire l’objet d’un suivi étroit afin que le risque interne et appréhendé soit dans la mire du CA.
• Au bout de ce processus, il est important de s’assurer que la personne qui quitte son poste volontairement, le cas échéant, reçoive de la reconnaissance ou que celle qui est remerciée, le cas échéant, sente que, malgré tout, les parties impliquées sont quittes. La confidentialité des dossiers sera au cœur de tout arrangement qui clôt définitivement l’entente entre les parties. Au lendemain du changement, tous les dirigeants doivent être à l’unisson et ne pas déroger à l’arrangement survenu entre les parties. Il en va non seulement de la réputation de tous les individus impliqués dans ce processus parfois difficile à mener, mais aussi des intérêts propres au musée.